Håll effektiva möten

En stor del av styrelsens arbete i en förening är uppbyggt kring möten såsom styrelsemöten eller möten i arbetsgrupper. En bra struktur och ett fokus på att utveckla möten är till stor hjälp i föreningsarbetet.

Det är av stor betydelse att du förbereder dina möten och att du avsätter tid och tankekraft åt att göra det. Du kanske tycker att all planering och disponering i förväg tar bort spontaniteten, du kanske tycker om att tala fritt och oförberett. Risken är dock stor att du eller ert möte blir såväl rörigt som ofullständigt. Bättre är att disponera mötet i stort och tala fritt i detaljer. Då kan du vara både spontan och strukturerad och därmed få de bästa möjligheterna till att skapa ett bra möte.

Inledningen får gärna ta tid. Om alla är med på noterna och får uttrycka sin bild av varför ni samlats blir mötet ofta mer effektivt i slutändan. Risken att hamna fel halvvägs blir mindre och gruppen kan lättare hjälpa varandra att hålla fokus.

Olika typer av möten

Så vilket är nu målet med ert möte? Vilken slags möte är det du ska leda? Här beskriver vi två mötestyper.

Beslutsmöte

På beslutsmötet fattas gemensamma beslut och du som mötesledare kan behöva skicka ut underlag till deltagarna innan mötet, för att ge dem tid att förbereda sig och på så sätt goda förutsättningar att skapa bra resultat. Vid den här typen av möten är dialogen viktig för att kunna bedöma för- och nackdelar med olika förslag innan beslut tas.

Arbetsmöte

Vid arbetsmötet jobbar gruppen gemensamt fram t.ex. strategier och handlingsplaner. Ett arbetsmöte kan bedrivas på en mängd olika sätt. Ett inte helt ovanligt sätt är att fakta presenteras och att man därefter diskuterar fram lösningar. Mötet kan också ha mer inslag av diskussion och grupparbete så att man på så vis processar fram ett resultat.