6 tips för en trevligare och mer välbesökt stämma

En gång om året bjuder föreningen in till stämma. Tag vara på tillfället och gör något utöver det vanliga för att få alla medlemmar att komma på stämman!

Många har vi säkert varit på en årsstämma där man enbart sitter och väntar på att allt bara ska ta slut samtidigt som man sippar på sitt halvljumma kaffe och äter en rätt så tråkig fralla med ost. Med dessa enkla tips så får ni en lyckad årsstämma!

1. Planera er stämma tidigt

Styrelsen bör fundera på hur och på vilket sätt ni ska locka medlemmarna att komma på stämman. Det kan t ex vara att bjuda på något gott att äta. Några föreningar hyr in catering eller bokar in sig på en restaurang. Styrelsen kanske inte kan fixa allt, då kan det vara bra att tidigt höra sig för om det finns några medlemmar som vill engagera sig att göra något. En årsstämma måste få kosta – reservera pengar och budgetera så att det finns utrymme att göra något utöver det vanliga.

2. Krydda med det lilla extra

Kallelsen ska skickas ut tidigast sex veckor före stämman och senast två veckor innan. Det är viktigt att kallelsen uppfyller all formalia och innehåller det som krävs enligt lagen. Samtidigt är det bra att också göra kallelsen till stämman intressant och lockande för mottagaren. Det kan vara allt från att informera om att det bjuds på något gott eller till att något annat spännande ska hända på årsstämman, kanske en inspirationsföreläsning i anslutning till stämman.

3. Lägg krut på att välja rätt lokal

Välj en lokal som gör det praktiskt för medlemmarna att delta på stämman. Hur ska lokalen utformas och smyckas? Räcker föreningens samlingslokal eller finns det en bättre lokal att hyra i närområdet?

4. Förbered allt så långt det går

Har styrelsen haft kontakt med valberedningen och finns det förslag för alla uppdrag som ska väljas på stämman? Finns det förslag innan stämman på rösträknare och justerare så att det inte uppstår pinsam tystnad här? Styrelsen bör vara aktiv på stämman och berätta om arbetet i styrelsen och den verksamhet som har drivits i föreningen under året. Medlemmar kommer till stämman för att höra allt bra som hänt under året och vad föreningens står inför kommande år. Skippa allt som handlar om vad som inte har hänt under året! Som stämmoordförande är det viktigt att vara insatt i de frågor som kommer att hanteras och att leda mötet på ett positivt sätt.

5. Ta hjälp av Riksbyggenledamoten

Riksbyggenledamoten deltar ofta på stämman och kan vara stöd under stämman. Behöver ni tips och idéer om hur ni kan utveckla era stämmor så tag kontakt med er Riksbyggenledamot. Tänk på att det tar lite tid att planera en stämma så om ni vill ha hjälp är det bra att ta kontakt med Riksbyggenledamoten i god tid.

6. Ha kul

Alla vill vara i det vinnande laget och har man kul så upplevs man som en vinnare. Presentera arbetet i styrelsen på ett positivt sätt. Skapa förutsättningar för alla att trivas på stämman, en bra start är att representanter från styrelsen hälsar personligen på var och en som kommer till stämman. Om man känner sig sedd så är det lättare att hålla en trevlig samtalston på mötet även om det är lite mer besvärliga frågor som ska hanteras.

Lycka till med er stämma!