– Det är pedagogiskt, tydligt och förenklar vardagen för styrelsearbetet. Till exempel möjligheten att skapa möten för hela året, som samtidigt hamnar i allas personliga kalendrar.
Ann-Christine Sundqvist Gunnar, sekreterare i Riksbyggens Brf Ångehus 3
Coronapandemin blottade ett tilltagande behov i hela samhället av att kunna ses och fatta beslut utan fysiska möten. Det gällde till exempel styrelsearbetet i en bostadsrättsförening. Riksbyggen tog därför fram en ny tjänst för att genomföra styrelsemöten digitalt, från kallelse till signering och arkivering av protokoll med integrerad videolösning. Tjänsten erbjöds gratis under hela 2021. Riksbyggens Brf Ångehus 3 med 39 lägenheter i västernorrländska Ånge nappade snabbt på erbjudandet.
Läs mer om Styrelserummet
– Det var ändå inte ett helt självklart beslut, säger Ann-Christine Sundqvist Gunnar. Jag har god it-kompetens genom mitt arbete som utvecklingsledare i kommunen. Även vår ordförande har sådan kompetens och vi hade andra digitala lösningar. Men vi beslöt att testköra gratisversionen efter sommaren 2021 efter att vi fått vetskap om tjänsten och en första titt på funktionerna genom vår representant i Riksbyggens intresseförening i Sundsvall.
Var hela styrelsen med på tåget från början?
– Vi är fem ledamöter. Det var varken motstånd eller hurrarop. Men fördelen som alla såg var just att få allt samlat på ett ställe och att tjänsten är väldigt användarvänlig. Man behöver absolut inte ha någon egen it-kompetens. Och det har ju sällan alla i en styrelse.
Hur fungerade det i praktiken?
– Under oktober och november 2021 korrigerades en del buggar. Från 2022 har det bara flutit på utan några problem.
Den stora poängen med Styrelserummet som du ser det?
– Det är pedagogiskt, tydligt och förenklar vardagen för styrelsearbetet. Till exempel möjligheten att skapa möten för hela året, som samtidigt hamnar i allas personliga kalendrar. Det finns mallar för alla typer av möten; dagordning, årsstämma, konstituerande möte, vanligt styrelsemöte. Allt är redigerbart utifrån sin förenings behov. Man kan ta mallen och göra en egen mall för sin förening.
– En annan stor poäng är förstås att historik kring alla beslut och projekt finns kvar i systemet. När det kommer nya styrelseledamöter slipper de bläddra i fysiska pärmar.
Har du något aktuellt exempel på hur ni använder tjänsten?
– Just nu jobbar vi med ett projekt angående fönsterbyte. Det är väldigt lätt att fördela olika arbetsuppgifter i styrelsen. Person A kanske ska kolla upp något och då kommer det upp på personens egen att-göra-lista. Inget hamnar på post it-lappar eller mellan stolarna. Alla offerter i ett sådant här projekt läggs också in, liksom skrivelser från medlemmar i andra frågor.
Har ni fortfarande endast digitala styrelsemöten?
– Idag har vi det som kallas hybridmöten, det vill säga vi som kan ses i det fysiska styrelserummet och den som vill kan istället koppla upp sig. Just nu har vi en i styrelsen som är i Thailand och som deltar digitalt. Vår representant på Riksbyggen i Sundsvall är alltid med digitalt. Hon slipper köra tio mil hit till Ånge och tillbaka. Så det finns också en miljöaspekt i det hela. Plus tidsbesparing.
Ser du några nackdelar med tjänsten Styrelserummet?
– Kostnaden kan man ju se som onödig om man bedömer att man inte behöver tjänsten. Men kostnaden är så låg, 179 kronor i månaden, så även en liten förening har råd. Man får verkligen mycket funktion för pengarna. Och driftsäkerheten är hög.
Vad skulle du säga till andra styrelser som ännu inte testat Styrelserummet?
– Begär att få en live-demonstration, antingen att någon från Riksbyggen åker ut och visar på plats eller digitalt. Vi hade ingen live-demonstration utan fick leta oss fram till funktionerna. Jag tänker att Riksbyggen kunde gå ut med det som ett erbjudande till de som ännu inte har tjänsten; vill ni att vi kommer ut och demonstrerar?
Styrelserummet är en del av kundportalen Mitt Riksbyggen. Funktioner som till exempel utskick av kallelser, integrerad video och digital signering har gjort att drygt 600 bostadsrättsföreningar i Riksbyggens förvaltning valt att prenumerera på Styrelserummet. För medlemsföreningar, som Brf Ångehus 3, är priset rabatterat till 179 kronor per månad. Annars är månadskostnaden 299 kronor.
