– Allt blir snabbare och smidigare, både för medlemmarna och för oss i styrelsen, säger Mats Edvardsson.
Göteborgshus 26 har 376 lägenheter och drygt 500 medlemmar. Mats Edvardsson har varit föreningens ordförande i tio år och är till vardags administrativ chef i Ale kommun.
– I kommunen arbetar vi sedan länge med digital administration, till exempel med dagordningar, signeringar och omröstningar. Det blev ännu mer fart på detta under pandemin, då ju möjligheten till fysiska möten var begränsad.
– När det gäller bostadsrättsföreningar så har den digitala utvecklingen gått långsammare. Men Riksbyggens tjänster fungerar mycket bra. Tanken på att gå tillbaka till papper, pärmar och många tidskrävande fysiska möten känns närmast upprörande.
Vilken av Riksbyggens digitala tjänster använder du mest frekvent?
– Styrelserummet. Den stora fördelen är att allt är transparent för alla i styrelsen närsomhelst; avtal, påminnelser, vad som behöver göras, vad vi ska fatta beslut om. Alla sorts dokument är lätt tillgängliga utan att man behöver leta i tjocka pärmar. Signera handlingar och beslut gör vi förstås också digitalt. Allt detta har sparat oerhört mycket tid och arbete sedan vi började använda tjänsten när den först lanserades för ett antal år sedan.
Har ni helt lämnat fysiska möten i styrelsen?
– Nej. Men vi behöver inte synkronisera allas kalendrar varje månad. Vi brukar ha tre fysiska möten på våren och tre på hösten.
Vilken är den stora fördelen med tjänsten Digital underhållsplan?
– Den ger kontroll över framtiden till en billig kostnad. Vad behöver vi göra och när? Det kan handla om behov av större investeringar, som reparationer av tak och fasad. Genom den här tjänsten kan vi också få svar på vad sådana investeringar kan tänkas kosta och i god tid planera föreningens ekonomi och budgetarbete utifrån detta. Och precis som när det gäller tjänsten Styrelserummet är det en stor poäng att allt finns tillgängligt hela tiden via dator, surfplatta eller telefon.
Hur långt i framtiden blickar ni med hjälp av Digital underhållsplan?
– Vi jobbar med femårsplaner. Men vi blickar längre fram än så. Efter att nyligen har renoverat tvättstugorna, så har vi det hyggligt underhållsfritt de närmaste åren. Om ett par decennier är det dock dags för stambyte. Då måste vi se till att det finns ekonomiskt utrymme för detta. Den digitala underhållsplanen hjälper oss att se vilka resurser vi behöver samla för framtiden.
|
"Allt blir snabbare och smidigare, både för medlemmarna och för oss i styrelsen." |
 |
Hur ofta använder du tjänsten?
– Inte dagligdags. Framför allt i samband med budgetarbetet.
Anser du att tjänsten är bra för alla bostadsrättsföreningar, oavsett storlek?
– Absolut. Fördelarna gäller för alla typer av bostadsrättsföreningar, stora som små. Alla tjänar på tydlighet, transparens och lättillgänglighet.
Möjligheten att konsultera Riksbyggens experter i olika underhållsfrågor ingår i tjänsten. Har ni utnyttjat denna funktion?
– Vi har inte behövt göra det ännu, Men det är mycket bra att tjänsten finns om föreningen behöver tips och goda råd. Fasadfrågor kan till exempel vara svåra och det är ju långt ifrån säkert att man råkar ha en tekniker eller ingenjör i styrelsen.
Fördelar med tjänsten Mitt boende?
– Det skulle bli oerhört mycket mer arbete både för vår styrelse och för Riksbyggen om den inte fanns. De boende kan ju sköta mycket själva den vägen; felanmälningar, bokningar, debiteringsfunktioner, kolla sin energiåtgång, hitta hantverkare med mera. Det innebär att vi i styrelsen avlastas från frågor och telefonsamtal.
Några nackdelar?
– Det är ett problem att vårt passersystem inte är kompatibelt med Riksbyggens. Den så kallade taggen för att komma in i tvättstuga, port och gästrum fungerar inte inom tjänsten Mitt boende. Det går inte att byta data mellan systemen. Rent tekniskt borde en sådan integration vara möjlig, så det efterlyser jag.
Du är uppenbarligen en stor vän av digitaliserad administration och kommunikation. Är det helt slut med fysiska möten med de boende?
– Nejdå. Som ordförande i föreningen får jag ändå vara beredd att svara på frågor om allt mellan himmel och jord då och då från boende. Men digitaliseringen är oerhört tids- och effektivitetsbesparande både för mig, de övriga i styrelsen, de boende och för Riksbyggen.
