Riksbyggens uppförandekod för leverantörer

I syfte att säkerställa ett ansvarsfullt agerande beskriver denna uppförandekod för leverantörer (Uppförandekoden) de krav Riksbyggen ställer på sina leverantörer. Med samlingsbegreppet ”Leverantören” avses alla typer av leverantörer av produkter och tjänster, såsom entreprenörer, agenter och konsulter.

Riksbyggen är en ekonomisk förening som ska skapa ekonomisk nytta för sina medlemmar och ta tillvara sina medlemmars och ägares intressen.

Riksbyggen är en demokratisk och ansvarskännande organisation som arbetar långsiktigt, har god etik och ett stort samhällsengagemang.

Riksbyggens verksamhet bygger på fyra kärnvärden; långsiktighet, trygghet, samverkan och nytänkande.

Riksbyggens affärsverksamhet ska stå i samklang med dessa värderingar och med de kooperativa principerna.

Efterlevnaden av kraven i Uppförandekoden är viktig för Riksbyggen i rollen som samhällsutvecklare och för Riksbyggens affärer. Riksbyggens övertygelse är att vi gemensamt med våra Leverantörer kan bidra till förbättrade arbetsvillkor och ökat miljö- och klimatansvar i syfte att uppnå FN:s globala hållbarhetsmål. Därför vill vi samverka med våra Leverantörer i detta arbete.

Uppförandekoden är fastställd av Riksbyggens ledning den 20 september 2019 och ersätter tidigare version. Ansvarig för Riksbyggens Uppförandekod är Riksbyggens inköpschef.

Krav baserade på internationella principer

Kraven i Uppförandekoden baseras på FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, Internationella arbetsorganisationens (ILO) kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet och principerna för Global Compact.

Omfattning

Leverantören ska säkerställa att Uppförandekoden efterlevs i Leverantörens egen verksamhet och av underleverantörer. Kraven i Uppförandekoden som riktar sig mot anställda avser alla som står under Leverantörens arbetsledning, oavsett anställningsform och oavsett om arbetskraften är inhyrd eller anställd via mellanhänder.

Uppförandekoden accepteras via Riksbyggens leverantörsintyg som Riksbyggens leverantörer ska fylla i för att bli godkända. Uppförandekoden har upprättats på svenska och på engelska och är tillämpbar på dessa språk.

Lagefterlevnad

Leverantören ska alltid följa svensk lag, författningar och myndigheters föreskrifter. Om leverantör bedriver verksamhet utanför Sverige, ska istället nationell lagstiftning som gäller på platsen följas. Om något av kraven i Uppförandekoden skiljer sig från vad som följer av nationell lagstiftning, ska Leverantören leva upp till det strängare kravet. Om uppförandekoden strider mot legala krav i andra länder där Leverantören bedriver verksamhet ska leverantören informera Riksbyggen om detta.

Uppföljning

Riksbyggen förbehåller sig rätten att följa upp Leverantörens efterlevnad av Uppförandekoden. Leverantören ska vid sådan uppföljning ge tillgång till de lokaler där arbete för Riksbyggens räkning utförs och relevant dokumentation kring utförande av arbete för Riksbyggen. Leverantören ska kommunicera lojalt med Riksbyggen och ge Riksbyggen möjlighet att intervjua Leverantörens ledning, arbetsledande chefer och eventuella underleverantörer angående efterlevnad av kraven i Uppförandekoden.

Om Leverantören inte följer Uppförandekoden kan samarbete och inköp komma att avslutas. Om avvikelserna är av ringa karaktär kan istället en handlingsplan upprättas av Leverantören och lämnas över till Riksbyggen för godkännande. Handlingsplanen ska innehålla en tydlig tidsram för åtgärdande av bristerna. Riksbyggen förbehåller sig rätten att säga upp samarbetet med Leverantören på grund av bristande transparens, samarbete, förbättringsvilja eller allvarliga överträdelser mot kraven i Uppförandekoden.

1. Affärsetik

Leverantören ska bedriva sin verksamhet enligt god affärssed och hålla en hög etisk standard. Ingen form av korruption och mutor får förekomma, fri och rättvis konkurrens på marknaden ska värnas, och intressekonflikter ska så långt som möjligt undvikas.

1.1 Nolltolerans för korruption

Leverantören ska i sin verksamhet ha nolltolerans för korruption samt tagande och givande av mutor. Leverantören ska ha etablerade rutiner för att förhindra oegentligheter i sin egen verksamhet och hos underleverantörer. Riksbyggen accepterar inte att förmån ges till Riksbyggens anställda eller andra som företräder Riksbyggen i syfte att underlätta leverantörens affärer med Riksbyggen.

1.2 Otillåten konkurrens och intressekonflikter

Leverantören ska värna en fri och rättvis konkurrens på marknaden och inte delta i någon form av kartellbildning eller marknadsuppdelning. Leverantören förväntas agera så att intressekonflikter undviks i affärssituationer så långt det är möjligt och i övriga fall hanteras på ett för samtliga inblandade transparent sätt.

2. Arbetsvillkor

Leverantören ska säkerställa så att anställningsförfaranden, arbetstider, löner och förmåner är i enlighet med tillämpliga regelverk, kollektivavtal och Uppförandekodens krav.

2.1 Dokumenterade anställningsförhållanden

Leverantören ska tillse att anställningsavtal skriftligen ingås med varje anställd innan anställningen börjar, där den anställdes namn och personnummer/födelsedatum framgår. Anställningsavtalet ska vara på ett språk som den anställda förstår. I avtalet ska anställningsvillkor, som t.ex. arbetsbeskrivning, arbetstid, lön, betalningsfrekvens, övertidsersättning och uppsägningstid tydligt framgå. Den anställde ska skriftligen informeras om tillämpliga kollektivavtal.

Anställda ska inte debiteras någon avgift i samband med anställningen och ska ha sin fulla rätt att säga upp sig utan att riskera repressalier såsom bestraffning eller löneavdrag.

Leverantören får inte genom missbruk av alternativa anställningsformer (såsom korttidsarbetskraft, tillfällig anställning eller dagavlönad arbetskraft) eller genom användning av arbetskraft från bemanningsföretag kringgå sådana standarder rörande heltidsanställning som gäller utifrån lagstiftning, kollektivavtal eller övriga föreskrifter om anställningsvillkor.

2.2 Rätt till skälig arbetstid

Leverantören ska tillse att anställdas arbetstid delas upp i normal arbetstid och övertid, samt att arbetstiden registreras på ett sanningsenligt sätt. Ordinarie arbetstid får inte överstiga 48 timmar per vecka. Övertidsarbete ska vara frivilligt och ska inte överstiga 12 timmar per vecka. Begäran av övertid ska avse tillfälliga behov. Leverantörerna får inte begära övertid systematiskt och regelbundet.

Leverantören ska tillse att anställda har minst trettiosex timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar. Alla anställda har rätt till lagstadgad betald semester och ledighet med korrekt ersättning vid exempelvis sjukledighet, föräldraledighet och lagstadgade helgdagar.

2.3 Rätt till skälig lön och sociala förmåner

Leverantören ska tillse att anställdas löner överstiger eller lägst håller den minimilön som lag föreskriver, dock lägst så kallad levnadslön, det vill säga den lön som täcker den anställdes och dennes familjs grundläggande behov. Lön och andra förmåner ska betalas ut regelbundet direkt till den anställde, på överenskommen tid och till fullo. Lönebesked ska tillhandahållas den anställda på ett språk som den anställda förstår. Sanningsenlig dokumentation av alla löner och ersättningar ska hållas.

Samtliga anställda ska täckas av olycksfallsförsäkring som garanterar sjukvård för arbetsrelaterade skador och kompensation vid invaliditet orsakad av arbetsrelaterad olycka.

2.4 Rätt till föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar

Leverantören ska tillse att föreningsfrihet och rätt till kollektiva förhandlingar erkänns och respekteras. Anställda ska ha frihet att utöva sin rätt att vara medlem i organisationer som representerar deras intressen som anställda utan att känna rädsla för hot, trakasserier eller andra repressalier.

Om Leverantören har sin huvudsakliga verksamhet i Sverige ska Leverantören ha slutit kollektivavtal, eller fått undantag godkänt av Riksbyggen inköpsavdelning.

3. Förbud mot barnarbete, tvångsarbete, diskriminering och trakasserier

Leverantören ska säkerställa att barnarbete, tvångsarbete, diskriminering och trakasserier inte förekommer inom verksamheten.

3.1 Förbud mot barnarbete

Leverantören ska tillse att barnarbete inte förekommer. Rutiner ska finnas för att säkerställa att barn inte anställs och att åtgärder utifrån barnets bästa vidtas om barnarbete påträffas. Ingen anställd får vara under 15 år. Unga arbetare, under 18 år, får inte arbeta nattskift eller utföra arbete som kan vara skadligt för deras hälsa eller utveckling.

3.2 Förbud mot tvångsarbete

Leverantörer ska tillse att tvångsarbete inte förekommer. Leverantören ska säkerställa att allt arbete sker frivilligt och att anställda har rätt att avsluta sitt arbete efter skälig uppsägningstid. Arbetstagare ska inte avkrävas betalning eller monetär deposition i utbyte mot att erhålla anställning. Leverantören får inte som ett villkor för anställning kräva att anställda överlämnar personliga identitetshandlingar i original.

3.3 Förbud mot diskriminering, trakasserier och bestraffning

Leverantören ska tillse att medarbetare behandlas med respekt och värdighet. Anställda med samma kompetens ska garanteras samma anställnings- och karriärmöjligheter. Leverantören ska förbjuda och förebygga varje form av diskriminering utifrån kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, religion eller annan trosuppfattning, etniskt och social bakgrund, ålder, föräldraskap, funktionsnedsättning, sexuell läggning, politiska åsikter eller facklig tillhörighet.

Leverantören ska förbjuda och förebygga förekomsten av alla former av trakasserier, kroppsliga bestraffningar eller hot, oskäliga disciplinära åtgärder, psykiskt eller fysiskt tvång, verbala trakasserier, sexuella trakasserier eller kränkningar av anställda.

4. Hälsa och säkerhet

Leverantören ska prioritera de anställdas säkerhet och hälsa vid arbete, genom utbildning, tillhandahållande av skyddsutrustning, säkerhetsanpassning av arbetsplatsen och förebyggande arbete.

Leverantören ska tillgodose en säker arbetsmiljö och vidta förebyggande åtgärder som minimerar skador och hälsorisker.

Innan arbete på plats hos Riksbyggen eller i någon av Riksbyggens fastigheter påbörjas ska en dokumenterad riskanalys göras för att identifiera särskilt farliga arbetsmoment, vilka ska hanteras i förebyggande syfte. Samtliga på arbetsplatsen ska få information om de eventuella hälsorisker som arbetet kan innebära, inklusive brandsäkerhet och farliga arbetsmoment.

Leverantören ska tillhandahålla relevant skydds- och förstahjälpen-utrustning, samt se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgänglig på arbetsplatsen. På arbetsplatsen ska nödutgångar vara tydligt markerade och tillräckliga i antal. Brandlarmsystem, evakueringsplaner, nödbelysning och brandsläckare ska finnas i tillräcklig utsträckning. Utrymningsvägar får inte vara blockerade. Bedrivs verksamhet i lokal ska denna vara ändamålsenlig och uppfylla kraven på de anställdas rätt till en säker arbetsmiljö.

Leverantörer ska ha rutiner för samt rapportera eventuella olycksfall och arbetsskador för att tjäna som underlag för ständiga förbättringar.

5. Miljöpåverkan

Leverantören ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att miljöpåverkan minimeras.

Leverantören ska utvärdera sin verksamhets miljöpåverkan och upprätta rutiner för att arbeta systematiskt i syfte att minska sin påverkan. Miljöaspekter, såsom val av material och kemiska produkter, ska beaktas i både produktions- och distributionskedjan. Leverantören ska aktivt arbeta för att minska utsläpp till luft, mark och vatten samt effektivisera sin resursanvändning av energi­ och vattenanvändning. Leverantören ska säkerställa att avfall minimeras och hanteras i enlighet med lokala föreskrifter och att kemiska produkter används på ett sådant sätt att risker för samhälle och miljö minimeras.

Leverantören ska implementera förebyggande åtgärder så snart det finns anledning att tro att en aktivitet skulle kunna skada miljön eller människors hälsa.

Leverantörer ska aktivt verka för att minska miljö- och klimatpåverkan från sin verksamhet (exempelvis genom samtransporter av varor, utrustning och personer, förnybart bränsle, resefria möten och att undvika flyg).

6. Ansvar och kommunikation

Leverantören ska arbeta systematiskt för att säkerställa att kraven i denna uppförandekod efterlevs.

6.1 Tydligt ansvar och ett systematiskt arbete

Leverantören ska ordna en tydlig organisation, ansvarsfördelning, skriftliga policys och rutiner för att säkerställa implementering och efterlevnad av kraven i Uppförandekoden. Leverantören ska i nödvändig omfattning genomföra riskanalyser samt ha lämpliga och tillräckliga resurser för regelefterlevnad sett till Leverantörens verksamhet och storlek. Leverantören ska ha lämpliga rutiner för att kontrollera att underleverantörer uppfyller kraven i Uppförandekoden.

Leverantören förväntas sträva efter ständiga förbättringar i sitt arbete med Uppförandekodens krav.

6.2 Kommunikation till och från anställda

Leverantören ska säkerställa att anställda får information om innehållet i denna Uppförandekod eller motsvarande information som är relevant för deras roll och ansvar.

Leverantören ska ha dokumenterade och kommunicerade rutiner för hur anställda kan kommunicera klagomål, inklusive information om misstänkta lagöverträdelser eller avvikelser från uppförandekoden. Detta ska ske utan påföljder för den som för fram sådan information.

Upptäckta avvikelser mot Uppförandekodens krav ska skyndsamt kommuniceras till Riksbyggen för vidare hantering. För att rapportera avvikelser eller vid frågor om tolkning av Uppförandekoden kontakta inkop@riksbyggen.se

Leif Linde, vd Riksbyggen