Riksbyggens generella krav på leverantör och partner

För att vi på Riksbyggen ska kunna underlätta och utveckla samarbetet med våra leverantörer och partners vill vi att ni som är eller är intresserade av att bli leverantör eller partner till oss iakttar och accepterar samtliga nedanstående krav.

Generella leverantörskrav

För att godkännas som leverantör till Riksbyggen kommer ni att ombedjas logga in på vår leverantörsportal och bekräfta följande i utsänt leverantörsintyg:

  • accept av dessa generella leverantörskrav
  • accept av vår uppförandekod
  • att företaget har kollektivavtal och erforderlig ansvarsförsäkring

Efter att Riksbyggen mottagit ert leverantörsintyg kontrollerar vi följande:

  • att företaget innehar F-skattesedel, är registrerat för mervärdesskatt samt är registrerat som arbetsgivare
  • att företaget inte har väsentliga oreglerade skatteskulder och har god kreditvärdighet (vi tar generellt kreditupplysning på leverantörer i samband med godkännandet, men det kan också ske vid andra tillfällen)

Riksbyggens inköpspolicy

Sekretess

Alla juridiska personer och privatpersoner som har ett leverantörs- eller konsultförhållande till Riksbyggen och som kan komma att få del av sekretessbelagd information, skall skriva på en sekretessförbindelse.

Kvalitet, Miljö och Hållbarhet

Riksbyggen är certifierat enligt ISO 9001 och ISO 14001. Inom ramen för dessa certifieringar, svaret på leverantörsintyget och andra avtalade villkor eller kan vi komma att göra leverantörsuppföljningar, Vi förutsätter då att vi kostnadsfritt får full assistans och medverkan av leverantören.

Utöver de generella krav som ställs gällande miljö, kvalitet och hållbarhet i Uppförandekodenkan vi ställa utökade krav i samband med respektive upphandling. För leverantörer och partners som vid utvärderingar eller leverantörsuppföljning inte uppfyller Riksbyggens krav upprättas en gemensam handlingsplan med tydligt tidsatta åtgärder. Skulle leverantör eller partner trots detta inte nå upp till kraven kommer man att ersättas med andra alternativa leverantörer.

Samarbete

Kommunikation

Dokumenterad kommunikation inför ett leverantörsgodkännande ska ske via Riksbyggens Leverantörsportal.

Beställning/Order

För att en beställning från Riksbyggen skall vara giltig måste den vara utställd av någon på inköpsavdelningen alternativt annan behörig person. Byggprojektledare har ställningsfullmakt att teckna entreprenadkontrakt/inköpsavtal. 

Det är upp till leverantören att kontrollera att den person som lägger en beställning är behörig beställare, annars gäller inte beställningen och Riksbyggen tar inte ansvar för den. Om det finns minsta osäkerhet angående fullmakter skall leverantören ta kontakt med inköpsavdelningen.

Beställning sker skriftlig (elektronisk, brev, fax eller e-post). Riksbyggen skall alltid ges möjlighet att beställa elektroniskt.

Inköp kan ske utan skriftlig beställning i följande fall:

  • Då inköpet understiger ett halvt basbelopp och inköpet görs hos leverantör med vilken Riksbyggen tecknat avtal.

Orderbekräftelse

Varje beställning/order skall bekräftas till Riksbyggen inom 48 arbetstimmar med en orderbekräftelse som skall innehålla:

  • Beställda artiklar och pris
  • Leveransdag
  • Leveransadress
  • Leveranssätt
  • Vår referens
  • Er referens

Orderbekräftelsen skickas till utställaren av order eller beställningen. Varje förändring skall snarast meddelas Riksbyggen skriftligen.

Leverans

Allt gods måste vara märkt med inköpsordernummer och referens. Godset skall vara fackmannamässigt emballerat och kostnad för detta skall ingå i priset. Leverantören står alltid för risken för produkten till dess Riksbyggen mottagit leverans på av Riksbyggen angiven plats.

Reklamationer

Riksbyggen förbehåller sig rätten att avgöra om en vara skall reklameras eller inte, samt på vilket sätt eventuell kompensation skall utgå.

Fakturering

Leverantören skall, om Riksbyggen så önskar, skicka elektroniska fakturor. Stora fakturautställare skall skicka via EDI och i svefakturaformat enligt Riksbyggens instruktion. För övriga leverantörer fungerar PDF-faktura.

Villkor och märkning

  • Beställarreferens enligt exemplet RB12ABC-12345678 skall alltid anges på fakturan.
    Läs faktureringsinstruktion hos Riksbyggen
  • Fakturans artiklar och benämningar skall överensstämma med artiklar och benämningar som använts i order/orderbekräftelse
  • Samfakturering endast efter godkännande från Riksbyggen
  • Betalningsvillkor skall vara minst 30 dagar netto
  • Felaktiga fakturor godtas inte utan returneras.