Stämman – så går den till

Ett säkert tecken på att våren och försommaren är i antågande – föreningsstämman. Men hur går en stämma till? Nedan går vi igenom hur ni kan förbereda er inför stämman, vad som händer under stämman och vad som bör göras efter stämman.

Inför stämman

Föreningsstämman är den chans som medlemmarna har att göra sin röst hörd. Det är även här styrelsen har möjlighet att informera bostadsrättshavarna om året som gått, framtidsplaner och andra projekt. Ändå är stämman sällan särskilt välbesökt. Som styrelseledamot kan det förstås känns tråkigt att lägga ner en massa arbete under året medan övriga medlemmar inte ens bemödar sig om att dyka upp på stämman. Försök att göra stämman till en trevlig upplevelse och locka medlemmarna med lite festligheter runtomkring det hela! Det finns föreningar som har fest och maskerad i samband med stämman – vill ni inte gå så långt så kanske det i alla fall är värt att ha lite korvgrillning? En stämma som jag själv deltog på serverade ost och vin efteråt. Det var mycket uppskattat – och stor uppslutning! Det är ju på årsstämman bostadsrättshavarna har störst möjlighet att vara med och besluta om föreningen och hur den ska se ut i framtiden, så det kan vara värt att lägga lite krut på ett större deltagande. Det kan vara särskilt viktigt i föreningar där det finns ett fåtal medlemmar med starka åsikter, så att man ser till att det är den breda massan som blir representerade vid omröstningar.

Alla medlemmar har rätt att närvara på stämman. Stämman kan också besluta att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Vidare har utomstående personer som fyller en funktion på stämman – exempelvis en extern ordförande, revisor eller biträde till medlem – rätt att närvara vid stämman (utan särskilt stämmobeslut).

Motioner

Medlemmarna har inte bara rätt att närvara på stämman; de får även lägga fram förslag. Den korrekta termen är "ärenden" men många säger motioner. Ärenden, eller motioner, är förslag som medlemmarna kan lämna till styrelsen som därefter ska ta upp motionerna på stämman. En motion kan röra i princip vad som helst som stämman har rätt att besluta om. Stämman har även möjlighet att lämna direktiv till styrelsen i frågor som ligger inom styrelsens kompetensområde. Eftersom stämman är överordnad styrelsen är styrelsen skyldig att följa direktiv som stämman lämnar. Detta förutsatt att stämmans direktiv inte står i strid med lag eller stadgarna.

Lämnad motion kan till exempel röra ommålning av huset, att bygga en lekplats, inrätta en festlokal eller odlingslotter. Däremot går det inte att lämna motioner om sådant som stämman inte har rätt att besluta om. Medlemmarna kan exempelvis inte ta upp ett ärende på stämman om sänkt månadsavgift eller lägre volym från puben utanför föreningen. Månadsavgiften är styrelsen exklusivt behörig att besluta om, och vad gäller puben kan föreningen inte besluta över personer (juridiska eller fysiska) som inte är medlemmar i föreningen.

För att motionen ska kunna tas upp på stämman måste den lämnas i tid, så att ni hinner utreda frågan. Enligt Riksbyggens normalstadgar ska ärenden anmälas till styrelsen senast en månad efter räkenskapsårets utgång. Enmånadsregeln är en hjälpregel för er; hinner ni förbereda en motion som lämnas in senare är det inget hinder att även denna motion tas upp på stämman – under förutsättning att den hinner tas upp på kallelse och dagordning. Motionen måste inte vara undertecknad men det måste framgå vem som har lämnat den, eftersom det bara är medlemmar som har rätt att lämna motioner.

Kallelse och dagordning

Inför stämman ska ni skicka ut en kallelse. Av kallelsen ska framgå vilka ärenden som stämman ska ta upp. Av kallelsen ska förstås också framgå datum och klockslag för stämman, samt var den ska vara.

Vissa ärenden är obligatoriska på ordinarie stämma. Det är till exempel framläggande av årsredovisningen, fastställande av resultat- och balansräkning, val av styrelseledamöter och revisorer samt beslut om ansvarsfrihet för styrelsen – se särskild rubrik om ansvarsfrihet. Utöver de obligatoriska ärendena kan stämman besluta i många andra frågor – både på förslag från styrelsen (propositioner) och från medlemmarna (motioner/ärenden) – så länge de har tagits med i kallelse och dagordning, och ligger inom stämmans behörighet att besluta om.

Om ett ärende inte är upptaget i kallelsen får man inte besluta om det. Undantaget är obligatoriska ärenden enligt ovan – dessa förutsätts medlemmarna känna till. Har man missat att informera om framläggande av årsredovisningen på kallelsen till ordinarie stämman är det alltså okej, den kan läggas fram ändå. Rör det andra ärenden – det vill säga ej obligatoriska sådana – måste de däremot tas upp på kallelsen för att stämman ska få besluta om dem. Detta eftersom medlemmarna ska ha en chans att ta ställning till huruvida de vill närvara eller inte, beroende på vad som ska tas upp på stämman.

Det är tillåtet att lämna förslag "inom ärendet": om ärendet att måla om huset vitt finns med på kallelsen får stämman besluta att istället måla om huset grönt. Däremot får stämman inte rösta om utbyte av fönster vid samma tillfälle (om inte fönsterbytet tagits med på kallelsen).

Har det blivit fel i en kallelse kan rättelse ske inom kallelsefristen. Har man skrivit fel plats/tid/datum går det att skicka ut en ny kallelse, så länge det inte är för sent. Kallelse till ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. I stadgarna får det bestämmas att en kallelse får utfärdas senare, dock senast två veckor före föreningsstämman. Enligt Riksbyggens normalstadgar ska kallelse ske inom sex till två veckor före såväl ordinarie som extra stämma.

Om kallelsen är felaktig eller något annat viktigt formkrav åsidosätts – fel majoritetsregler vid röstningen eller liknande – kan stämmobeslutet klandras. Det innebär att beslutet kan ogiltigförklaras vid domstol.

Klandertalan

Klandertalan ska normalt väckas inom tre månader från beslutet. Vid särskilt allvarliga fel, s.k. nulliteter, gäller inte tremånadersfristen. Till nullitetsbesluten hör beslut som gäller sådant som inte lagligen kan fattas ens med samtliga medlemmars samtycke, där samtycke krävs av alla eller vissa medlemmar och sådant samtycke inte getts, samt kallelse till stämman inte skett eller de bestämmelser om kallelse som gäller för föreningen har eftersatts i något väsentligt hänseende.

När det inte är fråga om nulliteter tittar domstolen vid klandertalan istället på i vad mån felet kan antas ha inverkat på besluten. Om man exempelvis kallar till stämman några dagar för tidigt torde det inte påverka besluten. Kallelsen har i så fall funnits hos medlemmarna i tid och kallelse har inte skett så tidigt så att medlemmarna kan hävda att kallelsen glömts bort. Har man däremot missat att kalla ett visst antal medlemmar kan det påverka besluten, och i ett sådant fall kan domstol upphäva aktuella stämmobeslut.

Under stämman

Röstlängd

Vid föreningsstämman ska en röstlängd upprättas. Röstlängden är viktigt att ha koll på! Röstlängden kan behövas i efterhand för att visa att tillräcklig majoritet har uppnåtts för ett visst beslut. Kan föreningen inte visa att beslut har fattats på rätt sätt kan stämmobesluten om det vill sig illa förklaras ogiltiga av domstol. Alla närvarande medlemmar ska upptas och medlemmarnas rösträtt ska framgå av röstlängden.

Omröstning

Grundregeln är att varje medlem har en röst på stämman, oavsett antal bostadsrätter, om inte annat anges i stadgarna. Denna grundregel kompletteras i bostadsrättslagen med en regel som säger att om flera medlemmar (delägare) har en bostadsrätt gemensamt har de endast en röst, om inte någonting annat bestämts i stadgarna.
Rösträttsreglerna kan alltså formuleras som att varje medlem har en röst, dock får högst en röst utövas per lägenhet. Äger två medlemmar tillsammans en bostadsrätt får de själva bestämma vem som får utöva rösträtten, andelsfördelningen saknar alltså betydelse.

Ombud

Rösträtten kan utövas av medlemmen personligen eller genom ombud. Juridiska personers rösträtt utövas genom ställföreträdare eller genom ombud. Ombud kan vara make, sambo eller annan medlem, om inte annat anges i stadgarna. Som huvudregel kan endast make, sambo eller annan medlem vara ombud, om inte annat anges i föreningens stadgar. Enligt Riksbyggens normalstadgar kan även bostadsrättshavarens föräldrar, syskon och barn vara ombud. Ombudet får inte företräda mer än en medlem om inte stadgarna säger annat.

Ombudet måste ha en skriftlig och dagtecknad fullmakt, det finns inget lagkrav på att fullmakten ska vara bevittnad. Fullmakten får inte vara äldre än ett år.

Ansvarsfrihet

Frågan om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna är ett obligatoriskt ärende på ordinarie stämma. Det är en viktig fråga som är kopplad till möjligheten att kräva skadestånd och inget som ska användas om man bara är lite missnöjd med styrelsen.

Beslutet är individuellt men oftast beviljas ansvarsfrihet för samtliga ledamöter på en gång. Revisorerna rekommenderar (eller avråder från) ansvarsfrihet men det är stämman som beslutar. Det krävs en majoritet av de närvarande röstberättigade på stämman (majoritetsregeln) eller att minst en tiondel av de röstberättigade i föreningen (minoritetsregeln) röstar mot ansvarsfrihet för att ansvarsfrihet ska nekas.

Enligt nuvarande domstolspraxis utgör antalet bostadsrätter i föreningen det maximala antalet röstberättigade. Det skiljer sig från hur man räknade tidigare då man utgick från det totala antalet medlemmar i föreningen. Ett exempel. En förening har 59 medlemmar och 40 lägenheter. Antalet röstberättigade i föreningen är 40 stycken. Om någon av medlemmarna äger två lägenheter i föreningen kan denne endast rösta för den ena lägenheten – alltså har föreningen i sådana fall 39 röstberättigade medlemmar. För att ansvarsfrihet ska nekas krävs att minst en tiondel av föreningens röstberättigade står bakom det – i båda fallen alltså minst 4 medlemmar. Domstolsbeslutet har inte vunnit laga kraft ännu vilket innebär att det kan komma att ändras om det överklagas.

I de allra flesta fallen händer ingenting när styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet. Frågan om ansvarsfrihet handlar enbart om ekonomiska skador. Beslutet innebär bara att föreningens/minoritetens har möjlighet att föra en skadeståndstalan inom ett år. För att något ska ske krävs att någon agerar genom att faktiskt väcka en skadeståndstalan vid domstol mot hela styrelsen eller enskilda ledamöter. Skadestånd till föreningen kan enligt lag endast komma i fråga om styrelseledamöter uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar föreningen när de fullgör sitt uppdrag. Domstolarna tar hänsyn till att det mestadels lekmän som sitter i bostadsrättsföreningars styrelser. Det är föreningen eller den enskilde som stämmer som har bevisbördan och det ställs i allmänhet stora krav på bevisning för att styrelsen i lagens mening ska anses skadeståndsskyldig.

Att styrelsen eller enskilda ledamöter inte beviljats ansvarsfrihet hindrar inte att de väljs om. Beslutet om att vägra ansvarsfrihet kan ju hänföra sig till att man anser att ett visst beslut eller en åtgärd varit felaktig även om man i övrigt har fullt förtroende för styrelsen och dess enskilda ledamöter.

Efter stämman

Ordföranden ska se till att det förs ett protokoll vid föreningsstämman. I protokollet ska det antecknas vilka beslut som föreningsstämman har fattat. Om ett beslut har fattats genom omröstning, ska det antecknas i protokollet hur omröstningen har utfallit.

Senast tre veckor efter stämman ska protokollet finnas tillgängligt för medlemmarna.
Att protokollet ska hållas tillgängligt betyder inte att det måste skickas ut till alla, men medlemmar som vill ska åtminstone ha rätt att läsa det på plats. Protokollen ska förvaras på ett betryggande sätt och sparas.

Avslutande kommentarer

Vad gäller stämman finns det mycket regler att förhålla sig till. Det är tidsfrister för kallelsen, protokoll, revisionsberättelse, årsredovisningen och mycket annat. Det är viktigt att ha koll på all formalia eftersom det kan få så stora konsekvenser om man gör fel. I värsta fall kan besluten ses som ogiltiga. Är ni osäkra på om kallelsen har blivit riktig, eller kommit ut i rätt tid – chansa inte! Det är bättre att göra om och vara säker på att det har blivit helt rätt. Ett bra tips kan vara att anlita en erfaren stämmoordförande, som kan lotsa er genom stämman. Det är särskilt viktigt om ni planerar att fatta några kontroversiella beslut.