Stämman – så går den till

Föreningsstämman är den största chansen du som medlem har att göra din röst hörd. Ändå är den sällan särskilt välbesökt. Passa på att ta chansen att gå på stämman! Det är där du har störst möjlighet att vara med och besluta om din förening och hur den ska se ut i framtiden.

Småfåglar och snödroppar i all ära, men i en bostadsrättsförening finns det oftast ytterligare ett säkert tecken på att våren och försommaren är i antågande – föreningsstämman. (Det finns även föreningar som har sina ordinarie stämmor på hösten men den stora majoriteten äger rum på våren.)

Alla medlemmar har rätt att närvara på stämman. Stämman kan också besluta att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Vidare har utomstående personer som fyller en funktion på stämman – exempelvis en extern ordförande, revisor eller biträde till medlem – rätt att närvara vid stämman (utan särskilt stämmobeslut).

Motionera mera!

Medlemmarna har inte bara rätt att närvara på stämman; de får även lägga fram förslag. Den korrekta termen är ”ärenden” men många säger motioner. Ärenden, eller motioner, är förslag som medlemmarna kan lämna till styrelsen som därefter ska ta upp motionerna på stämman. En motion kan röra i princip vad som helst som stämman har rätt att besluta om. Det kan handla om målning av huset, att bygga en lekplats, inrätta en festlokal eller odlingslotter. Däremot går det inte att lämna motioner om sådant som stämman inte har rätt att besluta om. Du kan exempelvis inte ta upp ett ärende på stämman om sänkt månadsavgift eller lägre volym från puben utanför föreningen. Månadsavgiften är styrelsen exklusivt behörig att besluta om, och vad gäller puben kan föreningen inte besluta över personer (juridiska eller fysiska) som inte är medlemmar i föreningen.

För att motionen ska kunna tas upp på stämman måste den lämnas i tid, så att styrelsen får en chans att hinna utreda frågan. Enligt Riksbyggens normalstadgar ska ärenden anmälas till styrelsen senast en månad efter räkenskapsårets utgång. Det är bara medlemmar som har rätt att lämna motioner. Om du vill lämna en motion, försök att beskriva klart och tydligt vad du föreslår. Det blir enklare för såväl styrelsen som stämman att ta ställning till frågan och du har större chans att få igenom ditt förslag om du argumenterar sakligt och håller dig kort. Du kan ha med en kortare bakgrund/argumentation och därefter lägga fram ditt förslag. Innehåller förslaget flera delar kan du skriva dem i så kallade att-satser. Då kommer stämman att rösta om varje att-sats för sig.

Kallelse och dagordning

Innan stämman kommer föreningens styrelse att skicka ut en kallelse till stämman. Av kallelsen ska framgå vilka ärenden som stämman ska ta upp, så att även du som medlem ska få en chans att förbereda dig inför stämman. Av kallelsen ska förstås också framgå datum och klockslag för stämman, samt var den ska vara.

Vissa ärenden är obligatoriska på ordinarie stämma. Det är till exempel framläggande av årsredovisningen, fastställande av resultat- och balansräkning, val av styrelseledamöter och revisorer samt beslut om ansvarsfrihet för styrelsen – se särskild rubrik om ansvarsfrihet. Utöver de obligatoriska ärendena kan stämman besluta i många andra frågor – både på förslag från styrelsen (propositioner) och från medlemmarna (motioner/ärenden) – så länge de har tagits med i kallelse och dagordning, och ligger inom stämmans behörighet att besluta om.

Omröstning

Alla medlemmar som närvarar på stämman ska antecknas i en röstlängd. Röstlängden kan behövas i efterhand för att visa att tillräcklig majoritet har uppnåtts för ett visst beslut.

Grundregeln är att varje medlem har en röst på stämman, oavsett antal bostadsrätter, om inte annat anges i stadgarna. Denna grundregel kompletteras i bostadsrättslagen med en regel som säger att om flera medlemmar (delägare) har en bostadsrätt gemensamt har de endast en röst, om inte någonting annat bestämts i stadgarna.

Rösträttsreglerna kan alltså formuleras som att varje medlem har en röst, dock får högst en röst utövas per lägenhet. Äger ni tillsammans en bostadsrätt får ni själva bestämma vem som får utöva rösträtten, andelsfördelningen saknar alltså betydelse.

Ombud

Rösträtten kan utövas av medlemmen personligen eller genom ombud. Juridiska personers rösträtt utövas genom ställföreträdare eller genom ombud. Ombud kan vara make, sambo eller annan medlem, om inte annat anges i stadgarna. Som huvudregel kan endast make, sambo eller annan medlem vara ombud, om inte annat anges i föreningens stadgar. Enligt Riksbyggens normalstadgar kan även bostadsrättshavarens föräldrar, syskon och barn vara ombud. Ombudet får inte företräda mer än en medlem om inte stadgarna säger annat. 

Ombudet måste ha en skriftlig och dagtecknad fullmakt, det finns inget lagkrav på att fullmakten ska vara bevittnad. Fullmakten får inte vara äldre än ett år.

Ansvarsfrihet

Frågan om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna är ett obligatoriskt ärende på ordinarie stämma. Det är en viktig fråga som är kopplad till möjligheten att kräva skadestånd och inget som ska användas om man bara är lite missnöjd med styrelsen.

Beslutet är individuellt men oftast beviljas ansvarsfrihet för samtliga ledamöter på en gång. Revisorerna rekommenderar (eller avråder från) ansvarsfrihet men det är stämman som beslutar.  Det krävs en majoritet av de närvarande röstberättigade på stämman (majoritetsregeln) eller att minst en tiondel av de röstberättigade i föreningen (minoritetsregeln) röstar mot ansvarsfrihet för att ansvarsfrihet ska nekas. 

Enligt nuvarande domstolspraxis utgör antalet bostadsrätter i föreningen det maximala antalet röstberättigade. Det skiljer sig från hur man räknade tidigare då man utgick från det totala antalet medlemmar i föreningen. Ett exempel. En förening har 59 medlemmar och 40 lägenheter. Antalet röstberättigade i föreningen är 40 stycken. Om någon av medlemmarna äger två lägenheter i föreningen kan denne endast rösta för den ena lägenheten – alltså har föreningen i sådana fall 39 röstberättigade medlemmar. För att ansvarsfrihet ska nekas krävs att minst en tiondel av föreningens röstberättigade står bakom det – i båda fallen alltså minst 4 medlemmar. Domstolsbeslutet har inte vunnit laga kraft ännu vilket innebär att det kan komma att ändras om det överklagas.

I de allra flesta fallen händer ingenting när styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet. Frågan om ansvarsfrihet handlar enbart om ekonomiska skador. Beslutet innebär bara att föreningens/minoritetens har möjlighet att föra en skadeståndstalan inom ett år. För att något ska ske krävs att någon agerar genom att faktiskt väcka en skadeståndstalan vid domstol mot hela styrelsen eller enskilda ledamöter. Skadestånd till föreningen kan enligt lag endast komma i fråga om styrelseledamöter uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar föreningen när de fullgör sitt uppdrag. Domstolarna tar hänsyn till att det mestadels lekmän som sitter i bostadsrättsföreningars styrelser. Det är föreningen eller den enskilde som stämmer som har bevisbördan och det ställs i allmänhet stora krav på bevisning för att styrelsen i lagens mening ska anses skadeståndsskyldig.

Att styrelsen eller enskilda ledamöter inte beviljats ansvarsfrihet hindrar inte att de väljs om. Beslutet om att vägra ansvarsfrihet kan ju hänföra sig till att man anser att ett visst beslut eller en åtgärd varit felaktig även om man i övrigt har fullt förtroende för styrelsen och dess enskilda ledamöter.

Efter stämman

Ordföranden ska se till att det förs ett protokoll vid föreningsstämman. I protokollet ska det antecknas vilka beslut som föreningsstämman har fattat. Om ett beslut har fattats genom omröstning, ska det antecknas i protokollet hur omröstningen har utfallit.

Senast tre veckor efter stämman ska protokollet finnas tillgängligt för medlemmarna. Där kan du läsa vilka beslut stämman fattade – vi föreslår dock att du passar på att delta på stämman också, i stället för att enbart läsa om besluten i efterhand. Det är en värdefull del i den demokratiska processen som det innebär att vara med i en bostadsrättsförening. Passa på att lära känna dina grannar och delta i det kooperativa arbetet. Vem vet, nästa gång det blir dags för val av styrelseledamöter kanske det är du som föreslås?