En välskött underhållsplanering är många bostadsrättsföreningars dåliga samvete. Stammar, rörledningar, fönster, fasad, tvättstugan: att hålla koll på fastighetens alla delar tar mycket tid i anspråk. Samtidigt förstår de flesta fördelarna med att planera i förväg, snarare än att behöva släcka bränder.
– En bra underhållsplanering ger styrelsen större möjligheter att konkurrensutsätta och upphandla leverantörer. Dessutom kan föreningen samordna insatser, vilket både sparar pengar och minskar störningarna för alla som bor och verkar i fastigheten. Men framför allt handlar underhållsplaneringen om att kunna lägga en långsiktigt hållbar budget, säger Anna Rosén som är affärsutvecklare på Riksbyggen.
Underlättar för mindre föreningar
Större bostadsrättsföreningar tar ofta in hjälp med underhållsplaneringen, medan mindre föreningar hanterar den själv för att spara tid och pengar. Men risken då är att planen blir för kortsiktig och för oprecis, konstaterar Anna Rosén.
För att hjälpa mindre föreningar har Riksbyggen därför lanserat en ny digital prenumerationstjänst, Replano, som gör det möjligt att ta fram en skräddarsydd underhållsplanering på bara några minuter.
Replano – som främst är utvecklad för föreningar med upp till 50 lägenheter – bygger på AI-teknik, automatiserad datainhämtning från tredje part och Riksbyggens samlade data och kunskap från de 3 000 bostadsrättsföreningar som de hjälper med teknisk och ekonomisk förvaltning. Det som också är speciellt är att användarna får tillgång till tjänsten månadsvis, där första månaden är kostnadsfri och möjligheten finns att säga upp när som helst.
Snabbt och enkelt att göra sin egen plan
Underhållsplanen skapas i tre steg, förklarar Anna Rosén. Det första är att Replano samlar in den externa data som behövs.
– Tjänsten hämtar in data från bland annat Lantmäteriet och föreningens årsredovisning, och under de få minuter som detta tar så får ni också svara på några frågor om det underhåll som skett hittills. Kan ni inte svaret på de frågorna så gör tjänsten i stället en uppskattning baserat på byggår och en rad andra faktorer.
I nästa steg tar Replano hjälp av karttjänster och AI för att göra så kallad mängdmätning.
– Vi har lärt AI:n att med hjälp av publika karttjänster mäta storleken på bland annat tak och fasader, vilket är väldigt viktigt för att kunna uppskatta kostnaderna som är förknippade med olika åtgärder, säger Anna Rosén.
Det sista steget är att göra en kostnadsberäkning. Replano beräknar underhållsbehovet utefter modern branschstandard – ett stambyte ska till exempel göras var 45 år. Sedan presenteras en underhållsbudget.
– Replano bevakar priser på material och entreprenadtjänster, och kan baserat på det uppskatta föreningens underhållskostnader, både per år och per kvadratmeter. Dessutom ger tjänsten en rekommendation på hur stort årligt sparande som krävs för att ligga i fas, förklarar Anna Rosén.
Rådgivning ger extra stöd
Genom verktyget uppdateras underhållsplan och kostnader löpande. Men ibland behöver man mer hjälp och rådgivning och då erbjuder Replano tillgång till Riksbyggens fulla tjänsteutbud, framhåller Anna Rosén:
– Vi har stor kompetens och erfarenhet inom teknik, juridik och ekonomi – och jag vet att rådgivningen ger ett viktigt extra stöd till våra föreningar. I Replano kan man boka ett videosamtal med en expert direkt i tjänsten och få hjälp, säger hon.
Underhållsplanering – fem vanliga missar
Riksbyggen hjälper mer än 3 000 svenska bostadsrättsföreningar med underhållsplanering och förvaltning. Här är fem vanliga misstag de ser att många styrelser gör – och hur de kan undvikas:
- De ser renoveringar som engångsposter
Det är lätt att se underhållsplanen som en åtgärdslista snarare än en cyklisk plan. Men om fönstren behöver målas var tionde år så ska 10 procent av kostnaden för måleriet tas in genom föreningens intäkter varje år. - De tänker inte tillräckligt långsiktigt
Exemplet ovan visar också på vikten av att tänka riktigt långsiktigt. För även om det är 30 år kvar tills ni måste genomför ett stambyte så är det en kostnad som föreningen bör ta höjd för fram till dess. - De underskattar omfattning och pris
Det gäller framför allt för större renoveringar som ligger längre fram i tiden. Man gör en överslagsräkning och höftar att det finns 250 fönster i föreningen – men i själva verket är siffran 325 fönster. Det gör så klart stor skillnad på kostnaden. - De glömmer att indexuppdatera kostnaderna
Även om ni räknat rätt på antalet fönster, och till och med tagit in offerter på målningen, så är det osannolikt att de offerterna fortfarande gäller fem år senare. - De inkluderar inte allt
Stora och synliga områden finns ofta med i underhållsplanerna för Sveriges BRF:er. Men ibland står det sämre till med det som göms bakom väggarna, till exempel rörledningar eller kablage och annat som är lätt att missa.
