Så tar den nya styrelsen över efter byggskedet

Nej, du behöver inte kunna ekonomi eller byggteknik för att sitta i styrelsen. Det viktigaste är att du vill bidra, ta ansvar tillsammans med andra och vara med och fatta beslut som påverkar föreningen.

I en Riksbyggenförening står styrelsen inte ensam. Ni får stöd genom Riksbyggens förvaltning, utbildningar och digitala verktyg. Dessutom är föreningen en del av Riksbyggens kooperativa modell genom Intresseföreningen, som erbjuder utbildningar, aktiviteter och erfarenhetsutbyte med andra bostadsrättsföreningar. Det ger nya ledamöter möjlighet att bygga kunskap steg för steg.

En ny styrelse får stöd från Riksbyggen både i samband med överlämningen och i det fortsatta styrelsearbetet. Stödet kan se olika ut beroende på föreningens avtal och behov.

Riksbyggen hjälper till med ekonomisk förvaltning, teknisk förvaltning och löpande drift. Det kan handla om budget, avier, leverantörsfakturor, underhållsfrågor, felanmälan och kontakt med leverantörer. Styrelsen kan också få stöd genom digitala verktyg där protokoll, handlingar och viktig information finns samlade.

Genom Riksbyggen och Intresseföreningen finns även utbildningar, aktiviteter och nätverk där styrelsen kan utveckla sina kunskaper och utbyta erfarenheter med andra bostadsrättsföreningar.

Intresseföreningen är bostadsrättsföreningarnas ägar- och intresseorganisation inom Riksbyggen. Genom medlemskap i den lokala Intresseföreningen blir er förening indirekt medlem och delägare i Riksbyggen, och kan påverka Riksbyggen samt ta del av utbildningar, aktiviteter och erfarenhetsutbyte med andra bostadsrättsföreningar. Det ger styrelsen stöd, kunskap och nätverk i sitt arbete. Du kan läsa mer om intresseföreningen här. 

När en ny styrelse tar över bostadsrättsföreningen går ansvaret för föreningen över från den byggande styrelsen till de boende. Det sker på en föreningsstämma, ofta kallad överlämningsstämma, där de boende väljer en ny styrelse.

Efter överlämningen är det den nya styrelsen som ansvarar för föreningens ekonomi, avtal, underhåll och löpande frågor i huset. Det betyder inte att styrelsen behöver kunna allt från start, men den behöver ta ansvar för att följa upp viktiga frågor och fatta beslut tillsammans.

Riksbyggen finns med som stöd i övergången, bland annat genom överlämningsgenomgångar, förvaltning, digitala verktyg och utbildningar.

En byggande styrelse är den styrelse som ansvarar för bostadsrättsföreningen under tiden då huset planeras, byggs och de första boende flyttar in. Den finns på plats innan de boende själva tar över styrelseansvaret.

Den byggande styrelsen ser bland annat till att avtal tecknas, att byggprojektet följs upp och att föreningen har en ekonomisk och administrativ grund att stå på. Det kan handla om avtal för entreprenad, teknisk och ekonomisk förvaltning, försäkringar, bredband och andra viktiga funktioner.

Inför överlämningen samlar den byggande styrelsen också ihop handlingar som protokoll, ritningar, avtal och annan dokumentation som den nya styrelsen behöver.

När huset är klart och de flesta har flyttat in är det dags för de boende att ta över bostadsrättsföreningen. Överlämningen sker vid en föreningsstämma där den byggande styrelsen lämnar över och de boende väljer en ny styrelse.

Inför stämman får medlemmarna en kallelse med dagordning och underlag. Där kan det till exempel finnas information om föreningens ekonomi, vad som har gjorts under bygg- och inflyttningsskedet och vilka beslut som ska tas på stämman.

Det är på den här stämman som föreningen går in i en ny fas: från byggskede till ett mer vanligt föreningsliv där de boende tillsammans ansvarar för huset och föreningens utveckling.

En överlämnandestämma är den föreningsstämma där den byggande styrelsen lämnar över ansvaret till de boende. Stämman leds ofta av en extern stämmoordförande för att mötet ska bli tydligt och tryggt.

På stämman redovisar den byggande styrelsen kort vad som har gjorts under bygg- och inflyttningsskedet. Medlemmarna tar också ställning till ansvarsfrihet för den avgående styrelsen och väljer en ny styrelse bland de boende. Det kan även beslutas om arvode till den nya styrelsen.

Efter stämman registreras den nya styrelsen hos Bolagsverket. Därefter hålls en eller flera överlämningsgenomgångar där den nya styrelsen får gå igenom viktiga frågor tillsammans med Riksbyggen.

Den nya styrelsen får ta del av de underlag och kontakter som behövs för att kunna sköta föreningen vidare. Det handlar både om ekonomiska, tekniska och praktiska delar.

Vid överlämningen går ni bland annat igenom budget, ekonomiska prognoser, lån och villkor. Ni får också information om avtal, till exempel entreprenadavtal(RB-avtalet), förvaltningsavtal och serviceavtal. Även pågående garantiärenden, felanmälningar och planerade besiktningar tas upp.

Dessutom sker en teknisk genomgång med exempelvis ritningar samt drift- och skötselinstruktioner. I samband med överlämningen går Riksbyggen igenom var ni hittar kontaktuppgifter till Riksbyggen och andra relevanta kontaktvägar, till exempel i Mitt Riksbyggen. Syftet är att den nya styrelsen ska veta vad som redan är på plats, vad som behöver följas upp och vart ni kan vända er i olika frågor.

När föreningen har tagits över ansvarar den nya styrelsen för att bostadsrättsföreningen fungerar både ekonomiskt och i vardagen. Det innebär att styrelsen fattar beslut, följer upp avtal och ser till att föreningen sköts på ett långsiktigt och tryggt sätt.

Styrelsen behöver bland annat följa upp föreningens ekonomi, budget och lån, hålla ordning på avtal och ha kontakt med Riksbyggen och andra leverantörer. Den behöver också planera underhåll, följa upp garantiärenden och se till att viktiga frågor inte faller mellan stolarna.

En annan viktig del är att skapa bra rutiner för information, trivsel och trygghet i huset. Styrelsen behöver inte göra allt själv, men den ansvarar för att arbetet blir gjort och att rätt stöd tas in när det behövs.

Fel och brister som upptäcks efter inflyttning anmäls och följs upp via Mitt Riksbyggen. Där kan ni se status i ärendet och följa vad som händer. Vid överlämningen får den nya styrelsen också information om pågående garantiärenden, felanmälningar och planerade besiktningar, så att ni vet vad som redan är anmält och vad som behöver följas upp.

Du kan lära dig mer om styrelsearbete i Riksbyggens Kunskapsbank. Där finns artiklar och guider om vad en styrelse gör, vilket ansvar styrelsen har och vad som är bra att tänka på som ny ledamot.

För dig som sitter i styrelsen finns också Styrelseguiden, utbildningar och digitala verktyg som stöd i det löpande arbetet. Där kan du få hjälp med både praktiska frågor och fördjupning inom till exempel ekonomi, juridik, underhåll och mötesteknik.