Riktlinjer för visselblåsartjänst

Innehåll

1. Inledning – vad är visselblåsning och varför är det viktigt?
2. När kan man visselblåsa?
3. Hur kan visselblåsartjänsten användas?
4. Utredningsprocessen
5. Skydd och sekretess

Om riktlinjen

Dessa riktlinjer avser rapportering av misstänkta allvarliga oegentligheter inom Riksbyggenkoncernen, dvs Riksbyggen ekonomisk förening och dess dotterbolag. Dotterbolaget Simpleko AB har dock en egen visselblåsartjänst med egna riktlinjer.

1.   Inledning – vad är visselblåsning och varför är det viktigt?

Riksbyggen strävar efter att uppnå transparens och att ha en hög affärsetisk nivå. Vår visselblåsartjänst erbjuder en möjlighet att konfidentiellt göra organisationen uppmärksam på misstankar om oegentligheter. Tjänsten är ett viktigt verktyg för att minska risker och för att upprätthålla förtroende för vår verksamhet genom att vi kan identifiera och åtgärda misstänka oegentligheter i ett tidigt skede. Visselblåsarmeddelanden kan lämnas öppet eller anonymt.

2. När kan man visselblåsa?

Visselblåsartjänsten kan användas för att varna om allvarliga risker för oegentligheter som kan påverka människor, vår organisation, samhället eller miljön. Lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (Visselblåsarlagen) avser personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden av allmänt intresse och rapporterar den. Skyddet avser personer som i sin relation till Riksbyggen är arbetstagare, inhyrd personal, volontär, praktikant, konsult eller som utför arbete under Riksbyggens kontroll.

Ärenden som rapporteras kan innehålla information om brottslighet, oegentligheter och överträdelser eller andra handlingar som bryter mot EU:s eller nationell lagstiftning i ett arbetsrelaterat sammanhang, till exempel följande:

• Korruption och finansiella oegentligheter, som till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt, bedrägerier och intressekonflikter
• Brott som rör hälsa och säkerhet, som till exempel arbetsmiljö eller produktsäkerhet
• Miljöbrott, som till exempel olaglig hantering av farligt avfall
• Integritetsbrott, som till exempel felaktig användning av personuppgifter

Frågor som enbart rör ens egna anställnings- eller arbetsförhållanden eller som avser allmänt missnöje på arbetsplatsen eller liknande ärenden ska inte rapporteras i visselblåsarkanalen, eftersom dessa frågor inte kan utredas inom visselblåsartjänstens omfattning. Medarbetare ombeds istället att kontakta sin arbetsledare, sin chef eller HR-representant vid denna typ av frågor.

En visselblåsare behöver inte ha bevis för sin misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med felaktig information. Missbruk av visselblåsartjänsten är ett allvarligt disciplinbrott.

Utöver det skydd som en anmälare har via visselblåsarlagen finns det bestämmelser om meddelarfrihet och anskaffarfrihet i grundlagarna tryckfrihetsförordningen (1949:105) och yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469) som gäller oberoende av visselblåsarlagen. Var och en kan fritt utnyttja sina rättigheter i dessa lagar, oavsett om man omfattas av visselblåsarlagens skydd eller inte.

3. Hur kan visselblåsartjänsten användas?

Det finns olika sätt att delge en misstanke:

• Alternativ 1: Kontakta en arbetsledare eller chef inom vår organisation
• Alternativ 2: Kommunicera öppet eller anonymt genom rapporteringskanalen till visselblåsarteamet: https://report.whistleb.com/riksbyggen
• Alternativ 3: Kontakta någon ur Riksbyggens visselblåsarteam: Staffan Eklund (ansvarig regelefterlevnad), Lea Mechaiekh (HR-chef), Sofia Berg Horner (chefsjurist). Kontaktuppgifter ges via Riksbyggens växel: 0771-860860.
• Alternativ 4: Rapportera via externa rapporteringskanaler till behörig myndighet: se förordningen SFS 2021:949, för en förteckning över behöriga myndigheter och deras ansvarsområden.

Alla meddelanden kommer att hanteras konfidentiellt. Visselblåsarkanalen hanteras av WhistleB, en extern tjänsteleverantör. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten hos den som så önskar raderas all metadata, inklusive IP-adresser, av WhistleB. Personen som skickar meddelandet förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga som tar emot rapporten.

4.Utredningsprocessen

Visselblåsarteamet

Endast de personer som har befogenhet att hantera visselblåsarärenden, Riksbyggens visselblåsarteam, har åtkomst till meddelanden som inkommit via vår visselblåsarkanal. Deras åtgärder loggas och hanteringen är konfidentiell. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningsprocessen, efter samtycke från visselblåsaren om denne varit öppen med sin identitet. Dessa personer får tillgång till relevanta data och förbinder sig till sekretess.

Mottagning av meddelande

Vid mottagning av ett meddelande beslutar visselblåsarteamet om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se Utredning nedan.

Visselblåsaren får en bekräftelse på att rapporten mottagits inom 7 dagar.

Visselblåsarteamet kommer inte utreda de rapporterade oegentligheterna om: 

• det påstådda beteendet inte är rapporteringspliktigt enligt dessa riktlinjer för visselblåsartjänsten
• rapporten är illvillig eller inte har lämnats in i god tro
• informationen inte är tillräcklig för vidare utredning
• ärendet redan har lösts

Om ett meddelande inte omfattas av dessa riktlinjer för visselblåsartjänsten bör visselblåsarteamet ge den rapporterande personen lämpliga instruktioner.

Visselblåsarteamet skickar lämplig feedback inom 3 månader efter att de har mottagit rapporten.

Utredning

Alla meddelanden hanteras seriöst och i enlighet med riktlinjerna för visselblåsartjänsten. 

• Ingen från visselblåsarteamet eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
• Visselblåsarteamet kan, vid behov, skicka uppföljningsfrågor genom kanalen för anonym kommunikation.
• Ett meddelande utreds inte av någon som är inblandad eller har koppling till oegentligheterna.
• Meddelanden om visselblåsning hanteras konfidentiellt av de behöriga parterna.
• Intern eller extern expertis kan inkluderas i utredningen med visselblåsarens samtycke.

5. Skydd och sekretess

Visselblåsarskydd

En person som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.

Med hänsyn till de utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare att informeras om hur utredningen fortlöper.

I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.

Behandling av personuppgifter

Den här visselblåsartjänsten kan samla in personuppgifter om personen som specificeras i ett meddelande, personen som skickar in meddelandet (om det inte skickats anonymt) och varje inblandad tredje person, för att undersöka fakta om missgärningar och olämpligt beteende under vår uppförandekod eller interna regler. Behandlingen baseras på den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelser och det legitima intresset att förebygga risker för ryktet och att främja en etisk affärsaktivitet. Den tillhandahållna beskrivningen och fakta under behandlingen är endast reserverade för de kompetenta och behöriga personer som hanterar denna information konfidentiellt. Du kan utöva dina rättigheter till tillgång, rättelse och invändning, så väl som begränsad behandling av dina personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Dessa rättigheter är föremål för de säkerhetsåtgärder mot överträdelse som krävs för att förhindra förstörandet av bevis eller annat obstruerande mot behandlingen och undersökningen av ärendet. Alla data lagras inom EU. För vidare frågor eller klagomål kan du adressera din förfrågan till gdpr@riksbyggen.se.

Radering av data

Personuppgifter som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation raderas vid avslutad utredning, med undantag för om personuppgifterna bör sparas med hänsyn till annan tillämplig lagstiftning. Permanent radering sker 30 dagar efter avslutad utredning. Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras anonymiseras enligt GDPR, de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras 

Personuppgiftsansvarig:

Riksbyggen ekonomisk förening (Kungsbron 21, SE-106 18 Stockholm, är ansvarig för personuppgifterna som behandlas inom Riksbyggens visselblåsartjänst.

Personuppgiftsbiträde:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm), är ansvarig för visselblåsarapplikationen, inklusive behandling av krypterade data, som t ex visselblåsarmeddelanden. Varken WhistleB eller några underleverantörer kan dekryptera och läsa meddelanden. Det vill säga, varken WhistleB eller dess underbiträden har tillgång till läsbart innehåll.