Rätt plan kan kapa föreningens kostnader: ”Gynnar alla boende”

Att jobba strukturerat med underhållet ger en rad fördelar jämfört med att släcka bränder när saker och ting går sönder. Styrelsen får större möjligheter att konkurrensutsätta och upphandla leverantörer, kan samordna insatser och minskar dessutom störningarna för alla som bor och verkar i fastigheten. Väl planerat underhåll kan till och med leda till lägre försäkringspremier och sänkta driftskostnader, konstaterar Stellan Björnlund.

– Det säger sig självt att det är bättre att underhålla taket än att byta ut det när fastigheten väl fått en allvarlig vattenskada. Men många föreningar kanske tänker att till exempel tvättmaskinen – ja, den håller så länge den håller. Genom planerat underhåll ökar dock livslängden på maskinen, reparationskostnaderna kan minska och dessutom gynnar det alla boende att tvättstugan fungerar, säger han.

Hos Riksbyggen är underhållsplaneringen själva kärnan i den tekniska förvaltningen, och de sköter underhållsplanering för cirka 2 000 bostadsrättsföreningar landet över. Planen är också ett viktigt budgetverktyg för den ekonomiska förvaltningen och avgiftsplaneringen. Men då måste den upprättas och hanteras på rätt sätt. 

Här är fem vanliga misstag som föreningar gör med sin underhållsplan – och hur de kan undvikas:

1. Ser renoveringar som engångsposter

– Det är lätt att se underhållsplanen som en åtgärdslista snarare än en cyklisk plan. Säg att ni just har målat om alla fastighetens fönster – då är det väldigt lätt att tänka bort fönstermålning i den framtida planen. Men fönster behöver ju målas igen och igen, förklarar Stellan Björnlund. 

I stället ska man tänka cykliskt. Om fönstren behöver målas var tionde år så ska 10 procent av kostnaden för måleriet tas in genom föreningens intäkter varje år.  

2. Tänker inte tillräckligt långsiktigt

Exemplet med fönstren visar också på vikten av att tänka riktigt långsiktigt. 

– Många har en plan som sträcker sig fem eller tio år fram i tiden. Men även om det är 30 år kvar tills ni måste genomföra ett stambyte i fastigheten så är det en stor kostnad som föreningen bör ta höjd för fram till dess.

3. Underskattar omfattning och pris

Det är också vanligt att föreningar underskattar tid och kostnad för att genomföra olika renoveringar – samt den faktiska omfattningen av projektet.

– Det gäller framför allt för större renoveringar som ligger längre fram i tiden. Man gör en överslagsräkning och höftar att det finns 200 fönster i föreningen – men i själva verket är siffran 325 fönster. Det gör så klart stor skillnad på kostnaden, särskilt om man gjort en glädjekalkyl i sin uppskattning av vad varje fönster kostar, säger Stellan Björnlund.

4. Glömmer att indexuppdatera kostnaderna

Även om ni räknat rätt på antalet fönster, och vet exakt vad det kostade förra gången, så är det osannolikt att det priset kommer att vara gällande idag.  

– I synnerhet de senaste åren har kostnadsökningstakten varit hög. På ett pris från 2018 kanske du måste lägga till 30 procent i dag – eller till och med mer. Byggtjänster och material har inte varit immuna mot inflationen, snarare tvärtom. I de föreningar vi hanterar görs varje år indexuppdateringar av de beräknade framtida kostnaderna, något man troligen missar om man arbetar i en egen excel-fil. 

5. Inkluderar inte allt

Stora och synliga områden finns ofta med i underhållsplanerna för Sveriges BRF:er. Men ibland står det sämre till med det som göms bakom väggarna, till exempel rörledningar eller kablage och annat som är lätt att missa.

– Vi börjar alltid vårt arbete med underhållsplaner genom att inventera vilka komponenter och beståndsdelar som finns, vilka olika material som förekommer och vilket skick dessa har. Denna inventering ligger sedan till grund för er underhållsplan, förklarar Stellan Berglund.