Riktlinjer för visselblåsarkanalen

1. Vad är visselblåsning och varför är det viktigt?

Riksbyggen ska ha en hög affärsetisk nivå. Våra medarbetare har en nyckelroll för att fånga upp eventuella oegentligheter som behöver korrigeras.

Vår visselblåsarkanal erbjuder en möjlighet att konfidentiellt kommunicera misstankar om oegentligheter. Kanalen är viktig för att minska risker och för att upprätthålla förtroendet för vår verksamhet, genom att vi kan upptäcka och åtgärda misstänkta oegentligheter i ett tidigt skede.

Visselblåsarmeddelanden kan lämnas öppet eller anonymt genom visselblåsarkanalen med adress: https://report.whistleb.com/riksbyggen

Syftet med dessa Riktlinjer för visselblåsarkanalen är att ge medarbetare och externa intressenter möjlighet att kommunicera misstänkta oegentligheter utan risk för repressalier, och att säkerställa en korrekt utredningsprocess.

2. När kan man visselblåsa?

Visselblåsarkanalen kan användas för att uppmärksamma oss på allvarliga risker, som kan skada individer, vårt företag/vår organisation, samhället eller miljön, såsom bokföring, intern bokföringskontroll, revision, bekämpande av mutor, brottslighet inom bank- och finansväsen, eller andra allvarliga oegentligheter som rör bolagets eller koncernens vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, som till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen och mycket allvarliga former av diskriminering och trakasserier.

Ärenden såsom missnöje på arbetsplatsen eller relaterade frågor ska tas upp med en arbetsledare eller chef, eftersom dessa frågor inte kan behandlas som visselblåsarärenden.

En person som skickar ett meddelande genom visselblåsarkanalen behöver inte ha bevis för sin misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Missbruk av visselblåsarsystemet är ett allvarligt disciplinbrott.

Personuppgifter om lagöverträdelse behandlas enbart för nyckelpersoner eller personer i ledande ställning, i enlighet med Datainspektionens föreskrift DIFS 2018:2. Med person i ledande ställning avses medarbetare med chefsroll som inkluderar personalansvar. Med nyckelposition avses bl.a. medarbetare med central specialistfunktion utan att ha en chefsroll och tjänster som har en nyckelfunktion vid större leverantörs- och kundavtal.

3. Hur kan visselblåsarkanalen användas?

Vi uppmuntrar en person som delger sin misstanke att vara öppen med sin identitet. Hanteringen av inkomna meddelanden är konfidentiell. Om en person föredrar att vara anonym erbjuder visselblåsarkanalen även helt  anonym kommunikation.

Visselblåsarkanalen hanteras av WhistleB, en extern tjänsteleverantör. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten sparar WhistleB inte IP adresser eller annan metadata, (dvs data som kan härledas till personen som skickat meddelandet). Personen som skickar ett meddelade förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga för företagets visselblåsarkanal.

4. Utredningsprocessen

ANSVARIGA FÖR VISSELBLÅSARKANALEN

Riksbyggens ansvariga för visselblåsarkanalen består av HR-chef, chefsjurist och compliance-ansvarig. Endast dessa personer har åtkomst till meddelanden som inkommit genom visselblåsarkanalen. Deras aktiviteter loggas och hanteringen är konfidentiell. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.

MOTTAGNING AV MEDDELANDEN

Vid mottagandet av ett meddelande beslutar de ansvariga för visselblåsarkanalen om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se Utredning nedan.

De ansvariga för visselblåsarkanalen kan neka att ta emot ett meddelande om:

  • meddelandet inte faller inom ramen för dessa Riktlinjer för visselblåsarkanalen,
  • meddelandet inte har gjorts i god tro eller är illvilligt,
  • det inte finns tillräcklig information för att utreda ärendet,
  • ärendet som meddelandet berör redan har åtgärdats.

Om ett meddelande inte omfattas av dessa Riktlinjer för visselblåsning, bör de ansvariga för visselblåsarkanalen vidta lämpliga åtgärder för att få ärendet löst.

Lämna inte känsliga uppgifter om personer du nämner i ditt meddelande om det inte behövs för att förklara din misstanke.

UTREDNING

Samtliga visselblåsarmeddelanden behandlas seriöst och i enlighet med dessa riktlinjer.

  • Ingen av de ansvariga för kanalen eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
  • De ansvariga för visselblåsarkanalen kan vid behov skicka uppföljningsfrågor genom visselblåsarkanalen för kommunikation med en anonym visselblåsare.
  • Ett meddelande utreds inte av någon som är berörd eller inblandad i ärendet.
  • De ansvariga för visselblåsarkanalen beslutar när och hur ett visselblåsarmeddelande ska eskaleras.
  • Visselblåsarmeddelanden hanteras konfidentiellt av alla som är involverade.
SKYDD FÖR VISSELBLÅSARE SOM ÄR ÖPPEN MED SIN IDENTITET

En visselblåsare som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.

Såvida det inte är olämpligt med hänsyn till den utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare som väljer att uppge sin identitet att informeras om hur utredningen fortlöper.

I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.

SKYDD AV, OCH INFORMATION TILL, EN PERSON SOM PEKAS UT I ETT VISSELBLÅSARMEDDELANDE

Rättigheterna för de personer som pekas ut inom ramen för visselblåsarkanalen omfattas av relevant dataskyddslagstiftning. De utpekade har rätt att få tillgång till uppgifter om sig själv och kan kräva ändring eller radering av data om informationen är felaktig, ofullständig eller föråldrad.

Denna rättighet gäller med förbehåll för att detta leder till hinder för utredningen eller förstörelse av bevismaterial.

RADERING AV DATA

Persondata som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation ska raderas vid avslutad utredning, med undantag för om persondata bör sparas med hänvisning till annan relevant lagstiftning. Radering sker 30 dagar efter avslutad utredning.

Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras ska anonymiseras, de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras.

5. Rättslig grund för riktlinjerna

Dessa riktlinjer är baserade på Dataskyddsförordningen (GDPR) och Datainspektionens riktlinjer.

6. Överföring av personuppgifter utanför EES

All data lagras inom EU. Det finns ett generellt förbud mot överföring av personuppgifter från europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) såvida inte särskilda bestämmelser om skydd för hantering av data kan garanteras.