Digitala möten – något att fortsätta med även i framtiden?

Här kommer en krönika för att inspirera till att fortsätta med digitala möten även när pandemin är över. Stanna upp och dra lärdomar av hur ni hanterat styrelsearbetet och använd insikterna i framtiden!

Krönikör

Anna Almberg

Anna Almberg är kommunikationsexpert och jobbar mycket med att hjälpa företag och organisationer att förbättra sin kommunikation och sina relationer.

När den här pandemin är över kommer jag att vara förändrad. Någon sa att kris är utveckling och jag är benägen att hålla med. Jag känner mig mer tacksam för de små tingens vidunderlighet. Helt plötsligt har jag fått tid att tända en brasa med familjen i skogen och grilla pinnbröd. Det gjorde jag aldrig tidigare. Jag har också omvärderat vad jag vill göra med min tid. Det känns helt orimligt att resa runt i landet som jag gjorde förr. Ena dagen möte i Borås, andra en föreläsning i Malmö och däremellan boka en resa till Hässleholm. Just därför är så jag så glad över den explosionsartade digitala utveckling som skett det senaste året. Samma dag hinner jag med möten med kunder över hela landet och ändå behöver jag inte lyfta rumpan en endaste millimeter från min rosa fåtölj.

Vilka fördelar har digitala möten?

Tidigare var jag en av dem som alltid sa ”analogt är bäst och mänskliga möten ska ske i samma rum”. Men tänk om jag hade fel? Tänk om pandemin tvingat oss till en digital utveckling som vi faktiskt ska bevara? Tänk om styrelsearbetet kan bli enklare, effektivare om mer inkluderande tack vare de digitala verktyg som bjuds? Jag tror faktiskt det. Från kaffe och kaka i samma rum till Zoom, Skype eller kanske Teams. Från fysiska möten som förvisso säkert varit trevliga men kanske också lite långdragna, till digitala möten som blir mer pang på agendan och sakfrågorna.

När jag frågar runt i mitt nätverk om fördelarna med digitala möten vittnar många om lugnare och mer fokuserade möten. Någon sa ”det är lättare för den blyga att komma till tals skyddad av skärmen” och en annan berättade att det känns lättare att engagera sig i styrelsearbetet nu när det inte ingår som ett absolut krav på att medverka på mötena fysiskt. Den som reser eller har ett flexibelt liv kan också vara med. Dessutom ökar det digitala mötet tillgängligheten, det finns digitala hjälpmedel till det mesta. Den som har fysiskt svårt att röra sig är med på ett videomöte, den som inte är bra på språket kan använda översättningstjänster och har du dålig hörsel så utvecklas det nu verktyg som ger möjlighet till autotextning av möten. Sammanfattat ökar det digitala mötet möjligheten till att ske på deltagarnas villkor och det tycker jag att vi ska vara rädda om även i framtiden.

En kombination är bäst!

Min slutsats är att en kombination är klokt. Relationer och att lära känna varandra sker nog bäst öga mot öga. En årlig fysisk kick-off kan väl vara bra? Ni ses för att lära känna varandra, säga hej och bygga gemenskap. Kanske pekar ni ut färdriktningen för styrelsens arbete under året och bestämmer formerna för ert samarbete. Resten av året kan mötena då och då ske digitalt, till och med årsmötet kan vara digitalt om det gynnar möjligheten till fler att vara med. Gör vad som är bäst för just er styrelse – men bevara de lärdomar ni dragit och våga utmana invanda arbetssätt. Magin i livet och i styrelsearbetet uppstår ofta utanför vår komfortzon.

Några tips för att lyckas med digitala styrelsemöten:

  • Anordna en minikurs för styrelsen så att alla har koll på tekniken
  • Skicka ut agenda och mötesinbjudan med en länk en god tid före mötet
  • Starta mötet en stund före så att eventuella teknikfrågor är avhandlade före mötesstart
  • Mikrofonen ska vara avstängd när du inte pratar – kameran ska vara på
  • Hälsa alla välkomna med en kort ”incheckningsrunda” – det gynnar dialogen att allas röster görs hörda från början
  • Den som delar sin skärm delar agendan och andra viktiga dokument så att alla kan se dem
  • Använd chatten för att samla in åsikter och idéer
  • Gör om hemmet till en karibisk sandstrand om du vill. De flesta plattformar möjliggör att byta bakgrund vilket är tacksamt för den som inte vill visa upp vardagsröran för grannarna.
  • Den som leder mötet är noga med att fördela ordet så att alla kommer till tals.
  • Ta paus då och då och be deltagarna röra på kroppen (vilket vi sällan gör framför en skärm).
  • Ha ett tydligt arbetssätt för dokumenthantering så att alla deltagare vet vart allt finns. Det skapar även trygghet när det kommer nya medlemmar. Styrelsearbetet ska vara så strukturerat att det aldrig behöver bli personberoende.
  • Tacka, avsluta och berätta om nästa möte precis som vid vilket möte som helst.

Lycka till!

Hälsningar från Anna