Förenkla språket – få med dig fler

Årets sista kommunikationsskola med Anna Almberg handlar om vårt språkbruk och ger oss tips på hur vi kan kommunicera för att bli förstådda.

Krönikör

Anna Almberg

Anna Almberg är kommunikationsexpert och jobbar mycket med att hjälpa företag och organisationer att förbättra sin kommunikation och sina relationer.

Bra kommunikation ska vara så tydlig att den slipper ta omvägen via hjärnan och istället tala direkt till hjärtat. Ett hinder för hur vi blir förstådda är att vi generellt använder ett för abstrakt och avancerat språkbruk. I alla beslutande forum, ledningsgrupper på jobbet, inom politiken och även inom styrelsearbete i bostadsrättsföreningar tenderar ganska många så kallade ”maktord” smyga sig in. Problemet med abstrakta formuleringar är att de är svåra att förstå likväl som det ger ett alltför stort utrymme till fria tolkningar. Ett klassiskt exempel är inom sjukvården; hur många har inte likväl som jag förvillat sig i tanken ”provresultatet var negativt” fast det egentligen beskriver något väldigt positivt.

När jag är ute hos företag brukar jag göra en övning för att utmana till ett enklare språkbruk. Övningen heter ”Tala till 8 åringen”. Jag listar ett antal ord som förekommer i strategier och måldokument och så leker jag helt enkelt att jag är 8 år. Jag ber grupperna förklara för mig ord som ”omsättningspotential” och ”globalisering”. Tro det eller ej men övningen brukar vara en riktig ögonöppnare, allt för ofta har vi inte själva fullt förstått de ord vi använder. Vi använder de svåra orden av slentrian för att alla andra gör det och för att vi vill vara med i gruppen. Vårt språkbruk är ett sätt för oss att skapa tillhörighet. Dessutom krävs det mod att räcka upp handen och säga ”vad menas med omsättningspotential egentligen”.

Övning: ”8-åringen i en bostadsrättsstyrelse”

Är du med på en övning som syftar till att väcka tanken om att använda ett enklare språk, oavsett vem du kommunicerar med? Vi testar att förenkla tre vanligt förekommande bostadsrättstyrelseord. Tänk att du har en 8-åring framför dig. Ta

inspiration av bilden nedan där Johanna som nyss fyllt 8 år leker utanför ett av våra hus. Försök att förklara de här orden för henne!
• Amortering • Stadgar
• Likviditet

Hur gick det? Visst är det lärorikt? Ha för vana att förklara styrelsebegreppen lite extra. Till exempel under årsmöten och andra sammankomster: På så vis får ni fler som förstår och kan ta till sig informationen!

Jag testade jag med: Anna förklarar krångliga ord för Johanna 8 år

  • Amortering - Att amortera är att betala tillbaka pengar som du lånat. Tänk att du lånat 100 kr av dina föräldrar. Du har inte råd att betala tillbaka allt på en gång så då betalar du tillbaka 20 kr i taget. Då amorterar du.
  • Stadgar - I skolan har ni säkert regler för hur det ska fungera i klassrummet. Stadgar är regler för människor som bor i samma hus. Till exempel hur ofta de som bestämmer i huset ska träffas eller vad det ska kosta att bo i huset.
  • Likviditet - Den som har bra likviditet har mycket pengar att betala saker med. Det finns helt enkelt pengar i spargrisen kan man säga.

Läran om att formulera beslut som ett budskap

Varje gång ni fattar ett beslut ingår det i er roll att formulera beslutet så att många förstår. Förutom det enkla språkbruket vill jag ge er en ”Budskapsmodell” att använda som en slags mall. Skillnaden mellan ett budskap och information är att ett budskap är genomtänkt ”hur kan vi på bästa sätt formulera oss så att så många som möjligt förstår?”. Testa gärna modellen när ni formulerar beslut nästa gång!

Övning: Budskapsmodellen

  1. Varför ska vi göra det här? Ofta glömmer vi bort att berätta ”varför”, som är det viktigaste av allt för att skapa förståelse och ge sammanhang.
  2. Vad innebär det? Vad:et är huvudbudskapet vilket berättar vad beslutet/förändringen innebär. Kostnader, vad som krävs av de boende och annan relevant fakta.
  3. Hur ska vi göra? Hur:et beskriver konsekvenserna för de boende. För att involvera de boende är ett tips att ställa frågor här, förslagslådor till exempel. ”Vi ska rusta upp trädgården – hur tycker du att vi ska göra”
  4. När? Så att de boende får en tidplan och rätt förväntningar.

Sammanfattning - Förenkla språket och få med dig fler

  • Ett enkelt språk är att föredra i alla kommunikationskanaler. På anslagstavlan, hemsidan eller i protokollet.
  • Kom ihåg att ni i styrelsen är representanter för alla som bor i era hus och då vill ni såklart att de boende ska förstå vad ni menar.
  • Använd gärna budskapsmodellen varför-vad-hur-när i samband med att ni formulerar beslut.
  • Tala till 8 åringen som finns inom oss alla.

Lycka till!