Alla är olika och tur är väl det!

Hej igen! Den här kommunikationsskolan vill jag ägna åt att hitta svar på frågan ”hur får en styrelse så många som möjligt att veta om vad som är på gång och gärna också göra som ni säger?”

Krönikör

Anna Almberg

Anna Almberg är kommunikationsexpert och jobbar mycket med att hjälpa företag och organisationer att förbättra sin kommunikation och sina relationer.

En gång hörde jag mig själv säga i frustration ”vad lätt det vore att kommunicera om jag fick göra det med något annat än människor”. För så är det, kommunikation kan vara svårt speciellt därför att det finns lika många behov som det finns individer.

Låt mig börja med några exempel från min egen boendemiljö. Jag vet att samfällighetens styrelse verkligen försökt få med sig de boende i vad som är på gång. En hemsida, utskrifter i brevlådan och informellt snack i buskagen. Ändå, varje vår när människorna tittar ut från sina vinteriden kommer samma prat ”jaha, är det på gång, det visste jag inget om, varför har ingen sagt något”. Några känner sig sura, några andra förbisedda och ett tredje gäng säger ingenting för de vet inte ens om att det inte vet någonting.

I området där jag bor finns allt möjligt slags folk: unga nyinflyttade barnfamiljer, äldre silverrävar och ett gäng mittemellan. Eva till exempel flyttade hit när husen var nybyggda, långt före jag själv ens fanns till. Eva vet allt om husens historia och om hur köken såg ut i original när funkis var här för första gången. Hon har kunskap om rördragningen i källaren, om fyllningsmaterialet i golvet och hon vet allt om vilka perenner som trivs bäst i trädgårdarna. Det vet jag för jag är en av dem som brukar prata med henne nu när hon tar sina korta promenader med sin rullator. Jag vet också att Eva aldrig ens rört en dator. Hon betalar fortfarande sina räkningar utan bankdosa och om hon vill veta något stapplar hon sig fram till föreningens anslagstavla. Granne med Eva bor Jocke. Han är alltid i farten, nästan så att du ser en fartvind efter honom när han slänger upp ytterdörren på väg ut mot nästa innovation. Jocke jobbar som IT-chef på en stor koncern. Han har alltid den senaste telefonen, den mest utvecklade bilen och en robotgräsklippare. Jocke ser helst att det finns en app för styrelseinformation och att han får en push-notis om det hänt något nytt. Eva däremot vet knappt vad en app är.

Styrelsearbete är ett förtroendeuppdrag likväl som ett kommunikationsuppdrag. Alla beslut, initiativ och idéer behöver förankras hos de boende, trots deras olika personligheter. Här kommer tre tips som jag tror kan få er att lyckas.

Bostadsinnehavarna har själv ett uppsökande ansvar

Ert styrelseuppdrag är inte att flyga omkring som mamma och pappa fågel och mata bostadsinnehavarna med information. Nu ska ni få höra: De som bor i ert hus har själv ett eget ansvar att ta reda på vad som är på gång, likväl som de har till ansvar att berätta för er i styrelsen om något behöver bli bättre. Det här ansvaret behöver uttalas. Jag bjuder på ett exempel;

”Kära granne. Du som bor i det här huset har till ansvar att då och då titta på anslagstavlan, läsa i pärmen och titta på vår hemsida (beroende på vilka kommunikationskanaler ni valt såklart). Vi i styrelsen publicerar beslut och nyheter löpande och vill på så vis involvera så många som möjligt i vad som är på gång. Vi tar ansvar för att skapa underlagen – ditt ansvar är att ta dig tid att läsa det. Det är viktigt att vi alla har kunskap om vad som är på gång i vår gemensamma boendemiljö. Och du, har du idéer om förbättringar som kräver beslut i styrelsen? Hör av dig!”.

Använd olika kommunikationskanaler

Förmågan att anpassa sig till olika personligheter och därmed öka chanserna att nå fram med sin information kallas inom kommunikationsvetenskapen för målgruppsanpassning. Eva är analog men inte dum. Jocke är digital och alltid i farten. Hur når ni dem på bästa sätt? Eva gillar anslagstavlan. För henne är det en alldeles optimal kommunikationskanal. Och Jocke vet vi redan är digital – så absolut, testa en app eller webbsida då där ni publicerar protokoll och sånt som är på gång. Gör det enkelt för er, mitt råd är därför ”samma information men i olika kommunikationskanaler, anpassade till personligheterna i just ert hus”,

Lyssna mer än ni pratar

Jag läste ett så vackert citat här om dagen ”att lyssna är att bringa en annan människa till existens”. Att lyssna är att i handling visa ”du är någon värd att lyssna på”. Den du lyssnar till känner sig bekräftad och det föder glädje och engagemang. Motsatsen är när beslut fattas över ditt huvud så till den grad att du känner dig överkörd. Mitt råd till er alla som sitter i styrelser är därför att på så många sätt ni kan involvera bostadsinnehavarna. Förslagslådor, omröstningar, eller samtal. Alla kan givetvis inte vara med och besluta om allt, ni har fått förtroendet att vara husets röst, men ändå, ofta lönar det sig att ställa frågor och lyssna. Bara det att ha fått chansen att tycka till tenderar att skapa känslan av att vara viktig och med. Låt mig ge ett exempel. Ni har beslutat att det är dags att måla om entrén. En fråga för omröstning är då: Vilken färg? ”Prickig, guld, zebrarandig eller har du något bättre förslag?”.

Här kommer sammanfattningen:

Uttala det uppsökande ansvaret, anpassa kommunikationskanalerna till olika personligheter och kom ihåg att lyssna, gärna mer än ni pratar. Tänk vad vi kan lära av varandra om vi är nyfikna och hör vad andra har att säga. Jag avslutar med en mening som kan vara trösterik när kommunikation känns svårt; Alla är olika och tur är väl det!

Lycka till!