Det kreativa styrelsearbetet

Den här krönikan handlar om kreativitet, nytänkande och till den kraft som kan uppstå när ni hittar ett sätt att säga JA till varandras idéer.

Krönikör

Anna Almberg

Anna Almberg är kommunikationsexpert och jobbar med att hjälpa företag och organisationer förbättra sin kommunikation och sina relationer.

Albert Einstein lär ha sagt att galenskap är att göra samma sak om och om igen och ändå förvänta dig olika resultat. Jag håller med honom, speciellt när det gäller hur vi har våra möten, både i arbetslivet och i bostadsrättsstyrelsen. Det finns en trygghet i att använda sig av samma dagordning som på förra mötet, samma personer brukar få ungefär samma roller och den som fixar fikat brukar sällan variera sig mer än en ny sorts småkakor. Kanske låter jag negativ, men jag hoppas så innerligt att fler oavsett sammanhang vågar trotsa det invanda för att skapa utrymme för kreativitetens magi.

Utan kreativitet stannar utvecklingen!

Kreativitet är att ha modet att tänka det otänkbara och sedan genomföra det. Alla våra innovationer utgår från någons modiga tanke. Någon tänkte ut hjulet, någon annan porttelefon och den tredje hissen. Tack säger jag! Vilken idé har du på lut som faktiskt skulle kunna göra en positiv skillnad för bostadsrättsinnehavarna? Hur kan ni hitta kreativa mötesformer som bubblar av idéer och möjligheter? Här får du en hel bukett fylld av tips och verktyg. Våga testa någon av metoderna på nästa styrelsemöte vet ja!

Skapa en kreativ miljö

Kreativitet händer när ni har roligt. Kom ihåg att skapa trivsel, motivation och glädje i styrelsen. Våga leka lite! Idémöten, brainstorming och ”tänk-om-frågor” hjälper den vuxna att hitta tillbaka till barnets lekfullhet. Var påläst och kunnig, det är lättare att hitta på idéer om ett ämne du behärskar. Byt miljö och låt er inspireras, kan ni förlägga ert styrelsemöte där ni kan lära er något? Vi är ofta snabba på att fälla omdömen och peka ut fel. Försök göra tvärtom. Säg JA. Se det positiva och möjliga.

Först sen kan ni ifrågasätta, om det behövs. Ta ett promenadmöte – när kroppen sätts i rörelse brukar idéerna följa efter. Att skapa nya idéer är detsamma som att släppa kontrollen och gå utanför komfortzonen och faktiskt tillåta att det blir fel. Det är den som går vilse som finner de nya vägarna.

Variera metodiken

Det är mötesledarens ansvar att stödja arbetsgruppen så att alla i mötet ska kunna komma till tals. Här kommer några tips för ett mer aktivt möte:

  • Genomför en introduktionsövning, så att allas röster hörs tidigt, skapar engagemang.
  • Sätt spelregler för mötet, ”att lyssna är lika viktigt som att prata, allas röster ska höras på det här mötet och idag testar vi att säga JA till alla idéer och så beslutar vi nästa gång vi ses”.
  • Uppmuntra deltagarna till att bidra med just sitt unika och egna perspektiv.
  • Låt personer reflektera tyst själva, sitta två och två i bikupor, diskutera i lite större grupper och prata i hela gruppen. Det gör att alla kommer till tals, vilket ökar känslan av delaktighet och ansvarstagande.

Här är ett litet axplock av mötesmetoder

Bikupa: kort reflektion (2–4 minuter) mellan 2–3 personer kring en viss fråga.

Laget runt: i flera varianter! laget runt är en bra metod eftersom det tvingar alla att komma till tals.

  • Personlig runda som inledning: Individuell reflektion, något om livet i allmänhet eller hur det känns i huset just nu.
  • Förslagsrunda: Fungerar både i en konflikt eller när det behövs nya idéer. Var och en får till uppgift att komma med ett förslag/konstruktiv lösning. Skapar en positiv anda.
  • Avslutningsrunda: En öppen fråga om mötesformen till exempel
    ”vad var bra idag?”. En annan bra avslutningsfråga är ”vad ska var och en göra tills nästa gång vi ses”, blir en slags summering.

Trestegsmetoden – ett demokratiskt förslagsarbete:

  1. Individuellt: var och en funderar och noterar förslagen på post-it- lappar.
  2. Mötesledaren samlar in allas lappar och kategoriserar dem.
  3. Var och en får ett litet klistermärke (alt märker med pennan)
    och sätter sin röst en av kategorierna, beslut taget.

KATT-metoden hjälper er att brainstorma på rätt sätt

  • K = Kvantitet under brainstormingen gäller det att komma på så många idéer som möjligt.
  • A = Acceptera – ALLA idéer är välkomna, ingen värdering av kvaliteten under brainstormingen. Det kommer sen! Ju fler tokiga förslag desto mer kreativitet frigörs. Någons galna idé kan inspirera en annan till nya användbara idéer som man inte hittat annars.
  • T = Tid – det tar längre tid än vad man tror att tömma arkivet och verkligen komma på idéer som är nytänkande, sluta inte för tidigt!
  • T = Tempo – håll ett högt tempo, låt orden löpa fritt. Tips: gör en tävling av brainstormingen – dela upp i grupper och uppmana deltagarna att

Testa att genomföra KATT-metoden på frågeställningen ”hur ska vi få fler att engagera sig på nästa städdag?”.

TIPS!www.metodbanken.se hittar ni hur många roliga metoder som helst för mer kreativa möten!

Checklista för att få fart i dialogen och öka kreativiteten

Före mötet

Bjud in i god tid. Skapa agendan och skicka ut inläsning. Skapa intresse i inbjudan, en bild, en fråga eller en reflektion.

Inleda

Hälsa välkommen och se alla som är där. Skapa energi, påtala gärna hur viktigt styrelsearbetet är. Stäm av närvaron och gör en inchecknings-runda.

Genomföra

Använd rummet om ni ses fysiskt. Låt deltagarna mingla i rummet för att hitta nya idéer. Skapa ett "Klotterplank" av blädderblock där ni klottrar möjliga lösningar. Använd kreativa metoder, till exempel metoden KATT. Jobba aktivt för att involvera gruppen så att alla kommer till tals.

Avsluta

Summera vad ni kommit fram till och eventuella beslut. Säkra att alla är med på banan. Tacka för engagemanget. Checka ut med en avslutningsrunda. Berätta om nästa steg.

Följa upp

Inled nästa möte med att fråga gruppen om vad som hänt sedan sist. Samman-fatta mötets resultat och skicka ut det till berörda.

Varmt lycka till och låt kreativiteten flöda!

/Anna Almberg