Föreningarna som löste årsstämman med nya smidiga tjänsten

Bostadsrättföreningens årsstämma är ett säkert vårtecken – men under coronapandemin har de planerade stämmorna tvingats flytta över till den digitala arenan. I stället för att rigga en digital stämma på egen hand med val av plattform och olika teknikutmaningar finns nu ett enklare alternativ i form av en smidig tjänst. – Det är ett jättebra substitut till den vanliga stämman, säger Christoffer Sjölund, ledamot i BRF Kemisten i Umeå som testat Riksbyggens nya tjänst.

Efter en tillfällig lagändring den 18 maj ifjol är det numera tillåtet för bostadsrättsföreningar att genomföra stämmor digitalt. När BRF Kemisten i Umeå, med 235 lägenheter, letade efter alternativ till sin fysiska stämma landade de i Riksbyggens nya tjänst Digital stämma. Tjänsten består bland annat av en app där deltagarna följer stämman och även kan rösta under stämman. Det enda som behövs är surfplatta, mobil eller dator och en internetuppkoppling.

– När folk inte ska träffas i stora grupper och man inte ska träffa nytt folk så är ett videomöte med appen ett jättebra substitut, säger ledamoten Christoffer Sjölund.

BRF Kemisten använde tjänsten i kombination med poströstning. Det gjorde att betydligt fler än vanligt röstade på stämman.

Christoffer Sjölund.jpg

– Tack vare att tjänsten bygger på BankID kunde vi enkelt lägga in fullmakter som lämnats till oss, samt att vi visste att det enbart var röstberättigade som röstade. Eftersom appen använder lägenhetsnumren för att bestämma vilka som är röstberättigade kunde vi även vara säkra på att det bara var en röst per lägenhet, säger Christoffer.

Lättanvänd tjänst för administratörer

En vecka innan den riktiga stämman hade BRF Kemisten en övningsstämma där de som kände sig osäkra fick prova på appen.

– Det hjälpte väldigt mycket eftersom vi då kunde förklara hur appen fungerade, och lösa eventuella problem innan den riktiga stämman.

Christoffer Sjölund konstaterar att appen är lätt att hantera som administratör. Att det gick att ladda upp de röstberättigade från fil var enligt honom nödvändigt för att slippa skriva in flera hundra personer.

– Appen är enkel att använda och verkar ha utvecklats för att folk ska undvika att kunna klicka fel. Det känns väldigt tryggt.

Digital stämma enda alternativet

Trenden med digitala stämmor har också spridit sig till Hammarby Sjöstad i Stockholm, där BRF Båtbyggaren tidigt i vintras letade efter alternativ till en fysisk stämma.

– Vi var tvungna att ha stämma enligt våra stadgar, och eftersom föreningen består av 135 lägenheter var det omöjligt att ha den på ett vanligt sätt. I september hade vi en extrastämma och var då ute på vår gård, men det är ju inte möjligt när man ska ha stämma i november. Då var en digital stämma det enda alternativet för oss, säger ordföranden Eva Johansson.

Hon tycker att fördelarna med tjänsten är många och bra.– Vi hade röstningsförfarandet med dagordning i appen samt uppkoppling via länk så att medlemmarna kunde höra vad som beslutas och sägs. Medlemmarna visste vad de skulle rösta på eftersom det var tydligt vad som kom upp. Ett tips är att man i styrelsen har en teststämma. Det skulle kanske innebära att fler vill vara med och speciellt de äldre medlemmarna som inte är lika digitala som de yngre.

Vad talar för att den här typen av årsstämmor blir allt vanligare?

– Som jag ser det är det ett bra alternativ när man är en stor förening, säger Eva Johansson.

Eva Johansson_ foto Göran Johansson, Gejo foto.jpg
Foto: Göran Johansson, Gejo foto

Det här är Riksbyggens tjänst ”Digital stämma”

  • Efter en tillfällig lagändring den 18 maj 2020 är det tillåtet att genomföra föreningsstämma digitalt, i kombination med möjlighet till fysisk närvaro eller poströstning.
  • Riksbyggen har tagit fram tjänsten ”Digital stämma”, delvis påskyndat av coronautvecklingen men också för att svara upp mot behov de identifierat hos sina kunder.
  • Alla handlingar, dagordning, årsredovisning och motioner finns i en app. Samtliga beslut och omröstningar görs i tjänsten.
  • Kamera, mikrofon, internetuppkoppling och BankID är allt som krävs för att få tekniken att funka.
  • Det finns tre olika varianter av Digital stämma; Bas, Grund och Premium. Vid Bas sköter föreningen själv all administration, vid Grund ansvarar Riksbyggen för administration inför, under och efter stämman och vid Premium ingår även en sekreterare vid stämman.
  • När många bostadsrättsföreningar haft bokslut börjar de planera för vårens föreningsstämma. De flesta stämmor äger rum i april och maj.

Vill ni också hålla digital stämma?

Vill ni att vi tar hand om hela stämman eller behöver ni bara hjälp med tekniken?

Läs om Digital stämma