Digital stämma – hur går det till?

När pandemin haft världen i sitt grepp har många behövt bli betydligt mer digitala än tidigare. När det gäller bostadsrättsföreningars årsstämmor kan det positiva få slagsida, inte minst om det går att kombinera en fysisk och en digital stämma – en så kallad hybridstämma.

Vad säger lagen om digitala stämmor?

Den tillfälliga lag som möjliggjort poströstning har i skrivandets stund upphört men kommer med all sannolikhet att återinföras den 1 mars i år (2022). Det innebär att vi just nu, i februari, har återgått till den ordinarie lagstiftning som gällde innan alla tillfälliga pandemiregleringar.

De ordinarie reglerna om hur en bostadsrättsförening ska hålla årsstämma finns i bostadsrättslagen, lagen om ekonomiska föreningar och föreningens egna stadgar.

Ordinarie stämma hålls en gång per år, inom sex månader från utgånget räkenskapsår. Föreningsstämman ska som utgångspunkt hållas ”på den ort där styrelsen har sitt säte”, vilket normalt är där föreningen är belägen. Enligt lagens förarbeten finns det emellertid inget hinder mot att deltagande vid stämman också sker digitalt. Stämman måste dock alltid ledas från den utpekade platsen och de medlemmar som vill måste få lov att delta fysiskt. Det vill säga det är inte möjligt att hålla en enbart digital stämma. Detta skiljer sig alltså åt jämfört med den ej längre gällande tillfälliga lagstiftningen. Som tidigare nämnts ser den tillfälliga lagstiftningen dock ut att återkomma, och från och med den 1 mars går det alltså att ha enbart digital stämma om föreningen så vill.

Digital stämma – bra att tänka på

Ett digitalt deltagande kan vara en bra komplettering till den ordinarie fysiska stämman. Det kan vara enklare för folk att delta digitalt än fysiskt, inte minst om man har små barn hemma, eller svårt att röra sig. Många har blivit vana vid digitala sammankomster under de senaste åren, och det finns många fördelar med det.

Alla behöver kunna se och höra

När vissa medlemmar deltar digitalt, och vissa fysiskt, är det förstås viktigt att tänka på att alla ska kunna se och höra varandra, och skapa bra strukturer för de som deltar digitalt, till exempel om någon vill begära ordet.

En röst per medlem gäller

Vad gäller omröstningar är det ingen skillnad på fysiskt och digitalt deltagande, vanliga röstningsregler gäller – en röst per medlem men maximalt en per lägenhet och så vidare.

Vem bestämmer om stämman ska vara digital?

Det är normalt styrelsens sak att avgöra om en stämma kan hållas från distans. Däremot kan det vara lämpligt att låta stämman fatta ett beslut om att tillåta ev. utomståendes närvaro, detta eftersom det kan vara svårt att kontrollera att inga utomstående tar del av vad som sägs om man tillåter digital närvaro.

Det är stämmoordförandens ansvar att se till att tekniken fungerar och att alla kan delta i omröstningar och så vidare på samma sätt som om stämman hade hållits enbart fysiskt.

Hur gör en förening som vill erbjuda digitalt deltagande?

Riksbyggen erbjuder ett verktyg som underlättar för digitalt deltagande.

Med Riksbyggens digitala stämmoverktyg loggar alla in säkert med bank-id. Det finns stöd för röstlängder och andra nödvändiga dokument, och hantering av omröstningar, personval, yrkanden och ordningsfrågor. Vi erbjuder tre olika paket beroende på hur mycket stöttning föreningen vill ha. Från att vi tar hand om hela stämman, till att föreningen sköter administrationen själv men använder vårt verktyg.

Mer om Riksbyggens tjänst hittar du här

Mitt Riksbyggen kan du också läsa mer om digitala stämmor och vår tjänst. Där finns även en instruktionsfilm samt ett inspelat liveevent om digitala stämmor, som vi höll under 2021, med frågor och svar. Du hittar all information här

Tänk dock på att under 2021 gällde den tillfälliga lagstiftningen, så det som sägs om poströstning och ombud för flera medlemmar gäller inte just nu, men från och med mars igen.

Känner ni er osäkra kan det vara bra att arrangera en provstämma inför den vanliga stämman Där kan de som vill delta och provrösta och så vidare så att de får koll på hur allt fungerar.

Lycka till med vårens hybridstämmor! Tveka inte att höra av er till oss om ni behöver hjälp.

Värt att tänka på

Man får i dagsläget inte hålla enbart en digital stämma, utan den digitala stämman måste kompletteras med en fysisk stämma. Från och med mars (2022) kan man dock hålla enbart digitala stämmor, om lagförslaget går igenom.

Känner ni er osäkra kan det vara en bra idé att arrangera en provstämma inför den vanliga stämman där de som vill får delta och provrösta osv., så att ni ser hur allt fungerar.